El Framework Scrum
El Framework SCRUM es uno de los enfoques más conocido y utilizado dentro de los llamados “métodos ágiles”.
Scrum no es en sí una metodología, sino un marco de trabajo ágil y estructurado que permite que el equipo del proyecto, en colaboración con sus clientes, pueda desarrollar productos innovadores en entornos complejos, en un ambiente de confianza y en base a unas pocas reglas simples.
Cuando se habla de entornos complejos, se hace referencia a los modelos Cynefin de Dave Snowden y al Modelo de Incertidumbre y Complejidad inspirado en la Matriz de Stacey (PMI & Agile Alliance, 2017).
Justamente, como dice el libro de Alaimo y Salías (2013), “Scrum es un marco de trabajo que nos permite encontrar prácticas emergentes en dominios complejos, como la gestión de proyectos de innovación”.
Tres pilares de Scrum
Scrum se apoya en tres pilares: Transparencia, Inspección y Adaptación.
Transparencia: El proceso debe proveer visibilidad y entendimiento a los responsables por los resultados. Ejemplos de transparencia es generar acuerdos respecto a las expectativas de quienes desarrollan el producto y quienes lo aceptan. En ese aspecto, tener una definición común de lo que significa que algo está “hecho” o “terminado” aporta transparencia.
Inspección: Involucra realizar inspecciones oportunas de los resultados para saber que tan bien está progresando el proyecto hacia sus objetivos y buscando desviaciones o diferencias indeseadas.
Adaptación: Tanto el proceso como el producto se ajusta cuando se detectan oportunidades de mejora, aspectos que agreguen mayor o para un corregir un problema o una tendencia no deseada, con el objetivo de maximizar el valor entregado.
Descripción del Framework de Scrum
El framework Scrum se basa en un ciclo de vida iterativo incremental que persigue el objetivo de optimizar la previsibilidad y controlar el riesgo.
Los componentes principales del framework se diagraman en la Figura y se componen de artefactos, eventos y roles.
Figura: Componentes de Scrum.
Los artefactos constituyen elementos que definen, documentan o representan el trabajo y son:
- Pila de producto (Product Backlog)
- Pila de sprint (Sprint Backlog)
- Incremento de producto
Los eventos, también llamados ceremonias, constituyen actividades, reuniones en las que se desarrollan trabajos y son:
- Sprint
- Planificación del sprint
- Scrum diario
- Revisión del sprint
- Retrospectiva del sprint
Y los roles representan a los distintos actores que desarrollan las actividades del proyecto Scrum y son:
- El Equipo de Desarrollo
- El Dueño del Producto
- El Scrum Master
- Otros interesados
Eventos o Ceremonias del Framework Scrum
El componente principal de Scrum es el Sprint.
Se llama Sprint al ciclo de tiempo fijo (timebox) en el que se desarrolla cada incremento del producto que tiene valor para el cliente, es decir, cada iteración del proyecto.
Un Sprint en Scrum tiene una duración fija de entre 2 a 4 semanas.
Antes de comenzar un Sprint se realiza una reunión de Planificación del Sprint (Sprint Planning) donde se decide cuál será el trabajo que se realizará en esa iteración y cuál es el incremento de producto que se obtendrá.
Día a día, durante el sprint se realiza el Scrum Diario (Daily Scrum), una reunión de 15 minutos, generalmente de pie para asegurarse que no se extienda la duración, en donde cada integrante del equipo responde tres preguntas:
- ¿Qué hice ayer?
- ¿Qué voy a hacer hoy?
- ¿Qué impedimentos tengo?
Con el resultado de esta reunión, también denominada “Reunión Diaria de Pie” (Daily Standup Meeting), se realiza un seguimiento del avance del sprint, identificando los trabajos que ya se completaron y los que están en progreso.
Cuando el sprint llegue a término se contará con un producto que se podrá validar con el usuario o cliente y obtener una retroalimentación. Esto se realiza en la Revisión del Sprint (Sprint Review).
Lo interesante de esta forma de trabajo es que esta retroalimentación del usuario llega en un momento muy temprano del proceso de desarrollo, dado que el sprint dura como máximo 4 semanas, lo cual genera una muy buena estrategia de gestión de las expectativas de este importante interesado.
Posteriormente, el equipo se reúne y realiza un autoanálisis para detectar fortalezas y debilidades, así como el plan de mejora para los siguientes sprints. Este evento se denomina Retrospectiva de Sprint (Sprint Retrospective).
Una vez finalizado el sprint, se procederá con la planificación del siguiente sprint.
Artefactos del Framework Scrum
Todos los trabajos que se estima que se requieren realizar durante el proyecto se representan a través de requisitos del cliente o usuario y se documentan en una en una lista que se denomina Pila de Producto (Product Backlog).
La Pila de Producto es un listado dinámico y visible para todos los involucrados en el proyecto, que incluye los requisitos y funcionalidades del producto, conteniendo cada ítem de esta lista, una definición de prioridad, esfuerzo estimado que demanda su desarrollo y criterios de aceptación.
Los requisitos y funcionalidades del producto se suelen redactar de forma breve, con una sentencia para cada uno, habitualmente se utiliza un formato que se denomina Historias de Usuario (User Stories). Las historias de usuario son narraciones de lo que quisiera realizar un usuario con el producto. Las historias de usuario se escriben con el formato:
“Como xxx, quiero hacer yyy con el objetivo de zzz“,
Donde:
- xxx define al usuario (quién)
- yyy es lo que el producto debe permitir realizar (el qué)
- zzz es el beneficio o valor buscado (el por qué)
Un ejemplo de historia de usuario podría ser: “Como alumno, quiero poder completar las actividades en-línea para no tener que trasladarme de mi casa”.
Los elementos de la pila de producto deben ser estimados en esfuerzo para su construcción y priorizados u ordenados según la importancia para el cliente.
Al inicio de cada sprint, durante la Planificación del Sprint, se seleccionan los requisitos priorizados de la pila de producto, considerando aquellos que le den mayor valor al negocio y/o que tengan riesgos implícitos que se requieran mitigar rápidamente. Con ellos se confecciona la Pila de Sprint (Sprint Backlog).
Durante el sprint se realizan los trabajos de la pila de sprint y al finalizar se obtiene, como resultado, un incremento de producto que le provee algún valor al cliente.
Para la realización de los trabajos del sprint, cada integrante del equipo toma un requisito o historia de usuario de la pila de sprint y lo desarrolla. Cuando finaliza con su trabajo, continuará con otro y así sucesivamente hasta finalizar el sprint.
Roles del Framework Scrum
Respecto a los roles, el más importante del Framework Scrum es el Equipo de Desarrollo, conformado por 5 a 9 personas, que generalmente trabajan a tiempo completo en el proyecto con la responsabilidad de crear el producto que cumpla con los requisitos del cliente, con la calidad esperada.
Este equipo multidisciplinario se auto-gestiona y tiene autoridad suficiente para tomar las decisiones que consideren apropiadas, por lo cual se requiere que los profesionales estén altamente formados y capacitados. Tal como se mencionó, el propio equipo se asigna los trabajos a realizar dentro del sprint.
El Dueño del Producto (Product Owner), es la persona que representa los intereses del usuario o cliente y vela porque el producto desarrollado cumpla con las necesidades, otorgue el valor esperado por el cliente, buscando maximizar el retorno de inversión del proyecto.
El Dueño del Producto define las funcionalidades y características del producto, es el responsable de determinar el valor del producto para el negocio y priorizar los requisitos en base al valor que provee al negocio cada uno.
Sólo el Dueño del Producto puede modificar la Pila de Producto, agregando, cambiando o quitando ítems o requisitos.
También es el Dueño del Producto el responsable de aceptar o rechazar los resultados del trabajo.
El Scrum Master es un líder facilitador, líder servicial, que brinda soporte al equipo de desarrollo, lo aísla de interferencias externas y soluciona los problemas que pudieran surgir en el camino para asegurar que el equipo funciona correctamente y es altamente productivo.
El Scrum Master vela por el cumplimiento y la evolución del Scrum, cuida que se sigan los valores y principios de Scrum y asegura la cooperación y comunicación dentro del equipo.
Estos tres roles, Equipo de desarrollo, Dueño del Producto y Scrum Master, son los que conforman el equipo principal de Scrum.
Los otros interesados son los clientes, usuarios y patrocinadores, que interactúan con el equipo principal de Scrum e influyen a lo largo del desarrollo del proyecto, con la finalidad de lograr el mayor valor para el negocio. Se denominan interesados (stakeholders) a todas las personas u organizaciones que se ven influenciados por la ejecución del proyecto o por el resultado del proyecto, o bien, ellos pueden influir en este.
Bibliografía:
Snowden & Boone (2007). A Leader’s Framework for Decision Making. HBR.
PMI & Agile Alliance (2017). Guía de Práctica Ágil. Project Management Institute.
Autora: Cecilia Boggi
Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.
