El Método Kanban es una manera de gestionar el trabajo, que deriva del pensamiento “Lean”, surgido en Toyota a mediados del siglo XX.

El exclusivo sistema de producción que desarrolló Toyota consiste en minimizar los desperdicios con el objetivo principal de crear más valor para el cliente sin generar más gastos.

En ese tiempo, Toyota implementó el sistema “Just in Time” (“Justo a Tiempo”) que significa que la producción se basa en la demanda de los clientes y no en la práctica tradicional de fabricar productos según la capacidad de producción y luego intentar venderlos en el mercado.

El método Kanban consiste en realizar un seguimiento de los trabajos a través de un tablero con tarjetas que indican el estado en que se encuentra cada pieza de trabajo.

Esta herramienta sirve como una fuente de información visual del proceso de producción, ya que muestra dónde están los cuellos de botella del proceso y qué es lo que impide que el flujo de trabajo sea continuo e interrumpido.

Justamente, la palabra Kanban, que viene del idioma japonés, significa tarjeta con signos o señales visuales.

A principios del siglo XXI, la industria del software adoptó Kanban y se comprobó que este método era conveniente, no solo para la industria automotriz, sino también para cualquier otro tipo de industria.

Tablero Kanban

Según la Guía de Práctica Ágil del Project Management Institute y Agile Alliance (2017), “Los tableros Kanban físicos con tarjetas permiten y promueven la visualización y el flujo del trabajo a través del sistema para que todos lo puedan ver.”

El tablero Kanban está compuesto por columnas que representan las etapas o partes del proceso. El tablero más simple tiene sólo tres columnas: “Por hacer”, “En Proceso” y “Hecho”, tal como se visualiza en la Figura 1.

Figura 1: Tablero Kanban Simple.

Los trabajos representados por las tarjetas del tablero Kanban podrían clasificarse según la prioridad o la urgencia, dividiendo el tablero en las filas correspondientes, como se muestra en la Figura 2.

Figura 2: Tablero Kanban con prioridades o urgencia.

También se pueden utilizar tableros Kanban reemplazando la columna “En Proceso” por varias columnas que indiquen el tipo de trabajo a realizarse. Por ejemplo, un tablero Kanban podría tener las siguientes columnas: “Pendiente o Pila de Producto”, “Diseño”, “Desarrollo”, “Pruebas” y “Hecho”.

Este tablero Kanban se puede apreciar en la Figura 3.

Figura 3: Tablero Kanban con Fases.

El Método Kanban es aplicable en diversos entornos y resulta menos disruptivo en su implementación que otras metodologías ágiles ya que el Kanban no determina el uso de iteraciones en períodos de tiempo preestablecidos. Si bien se pueden utilizar iteraciones, el principio de Kanban es de desplazar continuamente los elementos de trabajo a través del proceso hasta llegar al trabajo terminado.

Las organizaciones pueden empezar a aplicar los Métodos Kanban con relativa facilidad, partiendo del momento en que se encuentre, ya que uno de los principios Kanban es comenzar en el estado en que se está.

Además, el método Kanban establece que no se puede trabajar en más de un elemento a la vez y se debe limitar el trabajo en progreso con la finalidad de optimizar el flujo. En el Método Kanban, es más importante terminar un trabajo iniciado que comenzar con uno nuevo ya que no hay ningún valor derivado del trabajo que no se haya completado.

El equipo trabaja en conjunto para implementar y adherirse a los límites del trabajo en progreso y llevar cada pieza de trabajo a través del sistema hasta que sea “completada”.

Tal como lo presenta la Guía de Práctica Ágil de PMI y Agile Alliance (2017), los principios determinantes y las propiedades principales del Método Kanban se muestran en la Tabla 1.

Tabla 1 – Principios y Propiedades del Métodos Kanban. Adaptación de la Guía de Práctica Ágil de Project Management Institute y Agile Alliance (2017).

Principios del Método Kanban

A continuación, se describen los principios del Método Kanban:

• Comenzar en el estado actual. No es necesario comenzar un proyecto desde su inicio para poder aplicar Kanban. Se puede adaptar al proyecto y proceso que se esté llevando a cabo.
• Perseguir cambios evolutivos en forma incremental. Kanban se centra en realizar pequeños cambios de forma continua sobre los procesos actuales y así poder realizar un seguimiento sencillo.
• Respetar los actuales procesos, roles y responsabilidades. Kanban otorga valor a los procesos existentes y en vez de proponer su cambio, propone, siempre que sea posible, introducir sobre ellos pequeñas mejoras de manera gradual para contribuir al objetivo de mejora continua. Además, los equipos responderán de mejor manera a pequeños ajustes que a cambios más radicales.
• Fomentar liderazgo en todos los niveles. En Kanban, el liderazgo lo ejerce todo el equipo. Todos los miembros del equipo son mutuamente responsables de la mejora continua y de promover la optimización de los flujos de trabajo.

Propiedades principales del Método Kanban

Las propiedades principales del Método Kanban se describen a continuación:

• Visualizar el flujo de trabajo. Kanban es totalmente transparente. Los participantes tienen acceso a todas las tareas en todo momento para poder comprender en qué estado del desarrollo se encuentra el proyecto.
• Limitar el trabajo en proceso (Work in Process-WIP). En Kanban se fomenta la finalización de las tareas, ya que se trata de un sistema de trabajo inmediato, compuesto por pequeñas tareas de corta duración. Una persona no debe de trabajar con más de una tarea a la vez y el equipo completo no debe superar un cierto número de trabajos en ejecución en cada momento. Esta restricción de trabajo en proceso (WIP) reduce el tiempo de entrega promedio, mejora la calidad del trabajo producido y aumenta la productividad general del equipo.
• Gestionar el flujo. El tablero Kanban permite administrar el proceso en forma eficiente y sin interrupciones a través del flujo de trabajo mostrando claramente dónde se están produciendo las demoras o se generan cuellos de botella. Analizando dónde están los problemas de bloqueo y resolviéndolos rápidamente facilita la mejora continua del flujo de trabajo. El propio tablero hace que los problemas se revelen solos y se puedan solucionar en el corto plazo.
• Hacer explícitas las políticas del proceso. Kanban no determina lo que debe hacerse en cada etapa del proceso, sino que le permite al equipo decidir la forma más efectiva de mantener el flujo de trabajo y la manera en que las personas interactúan entre sí y llevan a cabo su trabajo. El equipo toma las decisiones de la forma de trabajo y las publica como políticas del proceso. Hacer que estas políticas sean bien explícitas ayuda a que todos sepan lo que se espera de ellos, reduce la confusión y lleva a una mayor consistencia del proceso. Las políticas de procesos se pueden revisar y mejorar con el tiempo, siempre manteniéndose explícitas.
• Implementar ciclos de retroalimentación. El propósito de los ciclos de retroalimentación es poder comparar los resultados esperados con los resultados reales y realizar ajustes que generen mejoras. Los ciclos de retroalimentación se realizan en reuniones y revisiones, tales como las reuniones diarias, las revisiones de productos, las revisiones de riesgos, etc.
• Mejorar colaborativamente. Mejorar y evolucionar permanentemente y con la colaboración de todo el equipo. La comprensión compartida de la carga de trabajo, el flujo de trabajo, el proceso, las políticas y los riesgos garantizará que pueda desarrollar una comprensión compartida de los problemas que surjan y sugerir mejoras que se acuerden por consenso.

Condiciones para implementar el Método Kanban

De acuerdo a la Guía de Práctica Ágil del Project Management Institute y Agile Alliance (2017), las condiciones que se deberían presentar en una organización para implementar el Método Kanban, son:

• Flexibilidad. Los equipos no están limitados por períodos de tiempo preestablecidos, tal como lo prescriben otras metodologías ágiles, sino que trabajarán con el elemento de mayor prioridad que se encuentre en la columna de trabajo pendiente.
• Enfoque en la entrega continua. Los equipos se centran en hacer fluir el trabajo a través del sistema hasta su finalización y no comienzan un nuevo trabajo hasta que no se termina el trabajo en curso.
• Aumento en productividad y calidad. La productividad y la calidad aumentan al limitar el trabajo en progreso (WIP).
• Mayor eficiencia. Verificar cada tarea en busca de actividades con o sin valor agregado y eliminar las actividades que no presentan valor agregado.
• Foco de los miembros del equipo. La limitación al trabajo en proceso (WIP) permite al equipo concentrarse en el trabajo actual.
• Variabilidad en la carga de trabajo. Cuando hay imprevisibilidad en la forma en que llega el trabajo, y resulta imposible para los equipos hacer compromisos predecibles, incluso por períodos cortos, se adapta bien Kanban, que busca la eficiencia sin seguir un plan predictivo.
• Reducción de desperdicios. La transparencia hace que los desperdicios sean visibles, a fin de poder ser eliminados.

Bibliografía:

Project Management Institute & Agile Alliance (2017). Guía de Práctica Ágil – Agile Practice Guide.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.