Hay diferentes Enfoques en Dirección de Proyectos. No hay una única forma de gestionar todos los proyectos, ya que cada proyecto es único al igual que la organización que lo ejecuta, el cliente, el contexto y otras variables que influyen en la forma de liderar y dirigirlo.

Como toda disciplina, la dirección de proyectos ha ido evolucionando con el tiempo y adoptando diferentes enfoques en lo que respecta a la aplicación de las buenas prácticas.

Así como el mundo está en constante transformación, la forma en que se desarrollan los proyectos también debe transformarse.

Actualmente, muchas organizaciones debaten sobre el enfoque a aplicar en la gestión de sus proyectos.

Por un lado, quienes siguen los enfoques más tradicionales, los que se suelen llamar enfoques predictivos, apuntan a una detallada planificación del proyecto de tal manera de poder predecir lo que acontecerá a lo largo del mismo y tener la menor posibilidad de sorpresas.

Por otro lado, están los enfoques adaptativos, como es el caso de las metodologías ágiles, donde el objetivo es trabajar con planificaciones en el corto plazo, manteniendo variable, incluso con incertidumbre acerca de cuál será el producto final del proyecto.

En estos enfoques y en toda la variedad de posibilidades intermedias, hay ventajas y desventajas y hay situaciones en las que se adaptan mejor los enfoques predictivos cuando en otras situaciones, lo más apropiado es tomar prácticas más ágiles.

Para entender los diferentes enfoques, es necesario comenzar por entender los ciclos de vida de los proyectos.

Ciclos de Vida del Proyecto

Los proyectos generalmente se dividen en fases para facilitar su gestión, para tener un mejor control y determinar puntos de toma de decisión.

El conjunto de fases en las que se divide el proyecto, se denomina ciclo de vida del proyecto.

Cada fase involucra la elaboración de uno o más productos intermedios, también llamados entregables, que sirven de entrada para la fase siguiente. Asimismo, al finalizar cada fase, y considerando el resultado aportado por la misma, se suele tomar la decisión de continuar con la siguiente fase o abortar el proyecto.

El ciclo de vida el proyecto, es el conjunto de fases por las que atraviesa el proyecto, determinadas por la naturaleza propia del proyecto, el área de aplicación y la industria del proyecto.

Por ejemplo, un proyecto puede comenzar con una idea sobre la que se realiza un estudio de factibilidad, y si este da buen resultado, se comienza con un diseño del producto a desarrollar, para luego comenzar con la construcción, siguiendo la puesta en marcha para lanzarlo al mercado.

En este caso, las fases podrían ser: Factibilidad, Diseño, Construcción, Puesta en Marcha.

En el ejemplo mencionado, el ciclo de vida del proyecto se puede visualizar como se muestra en la Figura 1.

Figura 1: Ejemplo de Ciclo de Vida del proyecto.

El Ciclo de Vida del proyecto define el comienzo y el fin del proyecto e identifica y define qué trabajo debe ser realizado en cada fase.

El ciclo de vida de cada proyecto está fuertemente ligado al tipo de proyecto que se ejecuta. Tanto los nombres de cada fase como los productos principales que se espera de cada fase del proyecto son altamente dependientes de la industria o área en la que se desarrolla el proyecto.

Al definir el ciclo de vida del proyecto, se está definiendo, a alto nivel, cuál es el trabajo involucrado en el proyecto.

Los ciclos de vida de los proyectos pueden ser de distinto tipo, de acuerdo con la forma en que las fases se relacionan entre sí.

Fases Secuenciales o “En Cascada” – Ciclos de Vida Predictivos

Si las fases son secuenciales, una a continuación de la otra, estos ciclos de vida muchas veces se llaman “en Cascada”. Se puede ver como una carrera de postas, cada fase termina entregando la posta a la siguiente fase. En la Figura 2 se muestra un ejemplo de un ciclo de vida de proyecto con fases secuenciales.

Figura 2: Ciclo de Vida del Proyecto con Fases Secuenciales.

En algunos casos, las fases se pueden superponer en el tiempo, es decir que la fase posterior puede comenzar antes de haber terminado la fase previa. Esto puede resultar beneficioso ya que los equipos responsables de cada una de las fases pueden interactuar entre sí en algún momento del proyecto. En la Figura 3 se ve un ciclo de vida de proyecto con fases superpuestas.

Figura 3: Ciclo de Vida del Proyecto con Fases Superpuestas.

En estos ciclos de vida, la definición del producto que se va a construir, el cronograma y el presupuesto se determinan al inicio, por lo que se llaman ciclos de vida predictivos. Los proyectos que siguen estos ciclos de vida están totalmente orientados al plan.

Ciclos de Vida Iterativos e Incrementales

Los ciclos de vida también pueden ser iterativos, donde se repiten las fases varias veces, produciendo productos intermedios en las primeras iteraciones y luego se va completando el producto hasta tener el producto final en la última iteración.

En este caso, al inicio del proyecto, en las primeras fases las definiciones son de alto nivel para todo el proyecto, mientras que las definiciones en nivel de detalle se van definiendo en cada nueva iteración.

Este tipo de ciclo de vida es apropiado cuando se requiere ir adquiriendo conocimiento a medida que se avanza con el proyecto, por lo que se dificultaría diseñar y construir todo el producto en forma conjunta. De esta manera, sólo se planifica en detalle la iteración actual mientras que la planificación de las siguientes iteraciones se efectúa conforme avanzan los trabajos y los productos elaborados de la iteración corriente.

Asimismo, este tipo de ciclo de vida se denomina incremental ya que en cada iteración se completa un producto o un conjunto de productos y en las futuras iteraciones se mejoran o agregan nuevas funcionalidades, incrementando el resultado hasta finalizar las iteraciones, donde se entregará el producto final. En la Figura 4 se muestra un ciclo de vida Iterativo Incremental.

Figura 4: Ciclo de Vida del Proyecto Iterativo Incremental.

Ciclos de Vida Adaptativos (ágiles u orientados al cambio)

Una clase particular de ciclos de vida iterativos e incrementales en los cuales las iteraciones son muy cortas, con una duración fija de entre 2 a 4 semanas, son los denominados ciclos de vida adaptativos.

Estos son los ciclos de vida utilizados por las metodologías ágiles y se caracterizan porque están enfocados al cambio y requieren una fuerte participación de los interesados.

Los proyectos adaptativos generalmente ejecutan varios procesos en cada iteración, aunque las iteraciones iniciales pueden concentrarse más en las actividades de planificación.

En general, en estos proyectos se divide el alcance del proyecto en conjuntos de funcionalidades o requisitos, los cuales se priorizan y se van incluyendo en las sucesivas iteraciones.

Se opta por los ciclos de vida adaptativos en aquellos proyectos donde se espera que los requisitos sufran cambios, que haya alta incertidumbre o que el alcance sea difícil de definir en su totalidad.

La Figura 5 muestra un esquema de un Ciclo de Vida Adaptativo.

Figura 5: Ciclo de Vida del Proyecto Adaptativo.

La Guía de Práctica Ágil (Agile Practice Guide), desarrollada por Project Management Institute en conjunto con Agile Alliance (2017), establece que no existe ciclo de vida que resulte perfecto para todo tipo de proyectos, sino que hay ciertas características que hacen que convenga utilizar uno u otro. A continuación, un resumen de los ciclos de vida y las situaciones que pueden aprovechar en cada uno, según la mencionada Guía:

• Ciclos de vida predictivos. Aprovechan las cosas que son conocidas y probadas. Esta reducción en incertidumbre y complejidad permite a los equipos segmentar el trabajo en una secuencia de agrupaciones predecibles.
• Ciclos de vida iterativos. Permiten obtener retroalimentación sobre trabajo parcialmente terminado o sin terminar, a fin de mejorarlo y modificarlo.
• Ciclos de vida incrementales. Proporcionan entregables terminados que el cliente puede utilizar de inmediato.
• Ciclos de vida ágiles. Aprovechan tanto los aspectos de las características iterativas como los de las incrementales. Cuando los equipos usan enfoques ágiles, iteran sobre el producto a fin de crear entregables terminados. El equipo obtiene retroalimentación temprana y proporciona al cliente visibilidad, confianza y control sobre el producto. Puesto que el equipo puede liberar más temprano, el proyecto puede lograr un retorno sobre la inversión anticipado, ya que el equipo entrega el trabajo de mayor valor en primer lugar (PMI & Agile Alliance, 2017).

La Figura 6 representa la forma de trabajo en lo ciclos de vida con un enfoque predictivo y con enfoque ágil o adaptativo.

Figura 6: Ciclos de Vida del Enfoque Predictivo y del Enfoque Ágil o Adaptativo.

Ciclos de Vida Híbridos

En algunas organizaciones se opta por ciclos de vida de proyectos donde se combinan partes predictivas, para aquellos aspectos del proyecto que se conocen mejor y son estables, con ciclos de vida adaptativos para los aspectos que tienen mayor volatilidad o incertidumbre.

A estos ciclos de vida se los denomina híbridos.

Las organizaciones continuarán utilizando más de un enfoque de dirección de proyectos y combinarán diferentes técnicas para abordar sus propios desafíos individuales.

Independientemente del enfoque utilizado (predictivo, ágil o híbrido), las organizaciones que utilizan alguno de los enfoques de dirección de proyectos están alcanzando con éxito sus objetivos, cumplen el presupuesto y el cronograma.

Las mejores organizaciones eligen el enfoque que se adapta mejor a sus necesidades.

Adaptar el proceso a las características del proyecto

Todos los proyectos son diferentes, las organizaciones que los impulsan, la incertidumbre, el contexto, la tecnología y los equipos que los desarrollan también.

Por lo tanto, pensar en un método único que sirva para todos, es utópico.

Por el contrario, lo ideal es tener un marco que se pueda adaptar a las características de cada uno.

La Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, comúnmente llamada Guía del PMBOK® del Project Management Institute (2017) declara que el “ciclo de vida del proyecto debe ser lo suficientemente flexible para enfrentar la diversidad de factores incluidos en el proyecto”. Es la naturaleza de los proyectos evolucionar a medida que se cuenta con información más detallada y específica. Esta capacidad para evolucionar y adaptarse es más relevante en entornos con un alto grado de cambio e incertidumbre, o con una amplia variación de interpretación y expectativas por parte de los interesados.

Según el nivel de incertidumbre, la facilidad para la definición de los requisitos y su volatilidad se puede optar por un enfoque predictivo (cuando la incertidumbre es menor), o un enfoque ágil.

Los ciclos de vida del proyecto predictivos se caracterizan por un énfasis en la especificación de los requisitos y la planificación detallada durante las fases iniciales de un proyecto.

Los ciclos de vida altamente adaptativos o ágiles para los proyectos se caracterizan por la elaboración progresiva de los requisitos basados en ciclos breves e iterativos de planificación y de ejecución.

A veces, las diferentes fases de un mismo proyecto emplean diferentes enfoques de ciclos de vida.

Dentro del enfoque ágil, también hay decisiones de adaptación que tomar, tales como el tiempo de cada iteración, el número de personas del equipo, la metodología ágil a utilizar, entre otras. Por ello, es necesario adaptar el proceso de planificación en función de las características del proyecto para maximizar el valor.

Los criterios por considerar para la adaptación de la forma de gestionar el proyecto son muy variados.  A continuación, se mencionan algunos de ellos:

• Tamaño del proyecto (presupuesto, duración, alcance, tamaño del equipo).
• Complejidad (nivel de innovación, nuevas tecnologías, dependencias externas).
• Nivel de cambio esperado (de requerimientos, del alcance y especificaciones del producto, entorno).
• Entorno normativo (leyes, regulaciones, normas, políticas, estándares)
• Consideraciones contractuales.
• Restricciones de cronograma y costos y compromisos del cliente. Nivel de flexibilidad con las restricciones.
• Complejidad de las relaciones con los interesados, especialmente con clientes y usuarios, compromiso y participación estimada por parte de estos.
• Madurez, conocimiento, experiencia del equipo del proyecto.

Cuando se comienza un proyecto, es importante evaluar los criterios mencionados (o aquellos que la organización considere apropiados) para el proyecto y según los resultados del análisis, se podrá seleccionar el enfoque que se considere más apropiado para la gestión de dicho proyecto.

En la tabla 1, se pueden apreciar algunas de las características de los distintos enfoques de ciclos de vida, tal como los presenta la Guía del PMBOK® que puede facilitar la toma de decisiones respecto al ciclo de vida apropiado (Project Management Institute, 2017).

Tabla 1 – Características de los ciclos de vida de proyectos.

Luego de definir el enfoque que se le dará al proyecto, se comienza a planificar siguiendo la metodología de trabajo acorde, se realizan estimaciones iniciales y se asignan los recursos necesarios para desarrollar el trabajo.

En el caso de que se decida por un enfoque ágil para desarrollar el proyecto, la planificación inicial será de muy alto nivel y se repetirá y refinará continuamente a lo largo de todo el proyecto. 

Bibliografía:

• Project Management Institute (2017). Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – Guía del PMBOK. 6ta Edición.
• Project Management Institute & Agile Alliance (2017). Guía de Práctica Ágil – Agile Practice Guide.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.