Se denomina Entrega impulsada por valor a un enfoque que se utilizan en los métodos ágiles de priorizar el valor que se le entrega al cliente o al propio negocio, de manera de entregar el mayor beneficio en los momentos más tempranos.

A diferencia de los métodos tradicionales de dirección de proyectos, es decir, de la gestión predictiva de proyectos, donde se realizan las entregas de los productos y servicios siguiendo los planes establecidos, y normalmente, los clientes perciben el valor al recibir el producto final cuando concluye el proyecto, en los actuales entornos cambiantes e inciertos, con alta volatilidad de requisitos, seguir el plan que se diseñó tiempo atrás, no consigue resultados a la velocidad necesaria para la supervivencia para la organización.

En estos entornos, se vuelve relevante el enfoque de la Entrega Impulsada por el Valor, compuesta por las siguientes 5 etapas: Evaluar Valor, Planificar Valor, Entregar Valor, Confirmar Valor, Monitorear e Informar Valor, tal como se muestra en la Figura 1.

A continuación, se describe cada una de las Etapas.

Evaluar Valor

Lo primero que se debe tener en cuenta, es el significado del valor.

El valor podría definirse de diversas formas y diferir de cliente en cliente.

Se puede considerar el valor en términos de beneficio financiero, utilizando métodos como el análisis costo/beneficio, el retorno de la inversión (ROI), la tasa interna de retorno (TIR), la tasa promedio de retorno (TPR), el período de repago y el valor actual neto (VAN), todos indicadores que analizan el aporte en rentabilidad del proyecto al negocio.

Con estos indicadores es posible comparar los proyectos entre sí para tomar la decisión de qué proyecto conviene realizar, para entregar el mayor valor, alineado a los objetivos estratégicos.

Sin embargo, no son los únicos indicadores de valor. Es más, hay proyectos en los que esos indicadores dan resultados muy negativos, pero para la organización tienen valor. Los proyectos sociales, que dan un beneficio a la comunidad son un ejemplo de valor diferente al financiero.

Es preciso entonces, considerar también otros criterios que pueden determinar el valor para el cliente, como lograr un impacto en el mercado, desarrollar nueva tecnología, adherencia a normas de calidad, o incluso el aprendizaje y aumento de la capacidad organizacional.

Es importante tener claro qué es lo que se considera valor para el cliente para poder priorizar los requisitos y enfocar las entregas de productos y servicios en función de lo que agrega más valor a la entrega al cliente.

Planificar Valor

Para asegurarse que hay un entendimiento común con respecto al valor que pretende brindar el proyecto, es importante crear un acta de constitución de proyecto ágil, que detalla el alcance, el objetivo y otros atributos del proyecto.

El acta de constitución de proyecto ágil ayuda a gestionar las expectativas los interesados.

Otras herramientas útil para la planificación de valor es Mapa de Flujo de Valor, una técnica que diagrama el flujo de información de un proceso para encontrar elementos que no aportan valor, que convendría remover para mejorar la eficiencia.

Asimismo, en la planificación de valor se utilizan otras herramientas tales como la priorización valorada por el cliente, la priorización relativa y la gestión de los riesgos que puedan afectar al valor que entrega el proyecto.

Entregar Valor

Esta etapa se centra en las entregas frecuentes e incrementales, donde el equipo produce los incrementos de producto según las prioridades planificadas, evitando trabajos que no aporten valor, como los desperdicios, las pérdidas de tiempo, los cuellos de botella, etc.

En esta etapa se utilizan herramientas tales como los tableros Kanban, que facilitan el seguimiento del flujo de trabajo y ayuda a detectar cuellos de botella, y los límites del trabajo en proceso (Work in Progress – WIP) que se utilizan en conjunto con los tableros Kanban estableciendo un límite de cantidad de trabajos en ejecución de forma de prevenir que el equipo haga varias tareas a la vez (multitasking), lo cual no es eficiente, sino que se concentre en terminar primero la tarea en curso antes de comenzar la siguiente.

Los tableros Kanban y los límites de trabajo en ejecución se verán más adelante.

Confirmar Valor

Luego de la ejecución de las tareas y de la elaboración de los incrementos de producto, es importante validar que lo que se elaboró es justamente lo que el cliente valora. Se requiere confirmar con el cliente que se está entregando valor.

Para ello, el equipo hace una presentación y demostración del producto elaborado o bien prototipos y simulaciones para obtener la retroalimentación del cliente.

La confirmación de valor se lleva a cabo principalmente en las reuniones de revisión de cada iteración.

Monitorear e Informar Valor

Además de entregar el valor, es importante hacer seguimiento y mostrar a los interesados el progreso del valor para asegurar la transparencia.

Para esto en las metodologías ágiles se utilizan las herramientas tales como los gráficos de trabajo pendiente (Burndown Chart)  y gráficos de trabajo realizado (BurnUp Chart).

Adicionalmente, hacer un seguimiento de la velocidad con la que se está entregando valor permite dar a los interesados una proyección futura del desempeño del proyecto.

Prácticas de entrega impulsada en el valor

La entrega impulsada en el valor se puede lograr siguiendo las mejores prácticas que se detallan a continuación:

1. Identificar qué es el valor para el cliente: valor monetario, valor competitivo, etc.
2. Priorizar los requisitos según el valor definido, para ir entregando primero los de mayor valor.
3. Realizar entregas iterativas, en ciclos cortos, de manera que tener un retorno de la inversión rápido.
4. Solicitar retroalimentación y trabajar en aquello que necesite mejoras, de manera de aportar mayor valor al cliente
5. Promover la colaboración del cliente y de los otros interesados en todo el proceso para entender e identificar los puntos de mayor valor en forma permanente.
6. Revisar los productos que se entregan en cada iteración considerando que los requisitos y el entorno pueden haber cambiado. Incluso las necesidades o prioridades requieren examinarse y reordenarse.
7. Identificar los riesgos que puedan afectar a la entrega de valor y desarrollar acciones para reducirlos.
8. Comparar todo nuevo requisito con toda la lista de prioridades para no desviarse del objetivo de proporcionar el mayor valor al cliente. Si el nuevo requisito agrega más valor, entonces se deberá priorizar para las siguientes iteraciones.
9. Entender cuáles son las características mínimas que deben estar en las primeras versiones para aumentar potencialmente el valor entregado al cliente.

Experimentar tempranamente para poder corregir el enfoque en base a la retroalimentación y al aprendizaje.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.