Entendemos por Procesos de Gestión de Proyectos a la definición estructurada de las actividades recomendadas como buenas prácticas para dirigir un proyecto siguiendo el enfoque tradicional o predictivo.

Pero antes que nada, ¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de acciones relacionadas entre sí que se realizan para generar un resultado dado. Estas acciones aplican conocimientos, técnicas y herramientas para transformar ciertos elementos, que constituyen las entradas del proceso, produciendo como resultado uno o varios productos, que son salidas del proceso.

La Figura 1 representa un proceso con los elementos que ingresan al mismo, es decir sus entradas y los resultados que produce, es decir, sus salidas. Cabe agregar que dentro del proceso se desarrollan las actividades y se utilizan habilidades, competencias, conocimientos, herramientas y técnicas.

Figura 1: Diagrama de un Proceso con sus entradas y salidas.

Las salidas de un proceso, pueden ser las entradas de otro, generando así un flujo de actividades continuas que persiguen la elaboración de un producto.

A lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto se desarrollan múltiples procesos, relacionados entre sí, que van desarrollando el trabajo necesario para producir los resultados esperado del proyecto.

Los procesos que se desarrollan durante el proyecto pueden ser de dos tipos: Procesos de la Dirección de Proyectos y Procesos de la Elaboración del Producto.

Mientras que los procesos de la elaboración del producto son específicos y determinados por el área de aplicación de producto que se está elaborando, los procesos de la dirección del proyecto suelen ser genéricos y aplican para proyectos de todas las áreas de aplicación, con leves diferencias.

Procesos Orientados la Elaboración del Producto

Los procesos orientados a la elaboración del producto son todos aquellos que especifican, definen y crean el producto del proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción de una vivienda, los procesos de la elaboración del anteproyecto, proyecto, carpeta técnica y construcción son todos procesos orientados a la elaboración del producto.

Estos procesos son normalmente definidos por el ciclo de vida del proyecto, donde cada fase del ciclo de vida elabora uno o varios de los productos intermedios hasta llegar al producto final.

Los procesos de elaboración del producto son diferentes según la industria y el área de aplicación y en general son desarrollados por el equipo de producción o ejecución, firmas de ingeniería, proveedores, contratistas, etc. Más allá de que el Director del Proyecto y el equipo deberán estar familiarizados con estos procesos, los expertos en los mismos son los integrantes del equipo técnico del proyecto.

Procesos de la Dirección de Proyectos Tradicionales

En contraste, los procesos de la dirección del proyecto no se enfocan al producto sino a la gestión del proyecto. Estos procesos tienen por finalidad que el proyecto satisfaga los objetivos por los cuales se lleva a cabo. Incluyen aplicación del conocimiento y las habilidades de liderazgo y dirección de proyectos y las herramientas y técnicas apropiadas.

Los procesos de la Dirección del Proyecto son desarrollados por el Director del Proyecto y su equipo de dirección del proyecto.

La Guía del PMBOK^® 6ta Edición así como la Guía de Grupos de Procesos, ambas del Project Management Institute (PMI, 2017, 2022) describen los procesos de la Dirección de Proyectos, no así, los procesos de elaboración del producto, que como se mencionó, son específicos para cada industria y del producto a crear.

Según las guías mencionadas, son 49 los procesos de la Dirección del Proyecto y se agrupan en cinco grupos de procesos a la vez que pertenecen a una de las diez áreas de conocimiento.

Los cinco grupos de proceso son Inicio, Planificación, Ejecución, Monitoreo y Control y Cierre.

Las diez áreas de conocimiento son Gestión de la Integración, Gestión del Alcance, Gestión del Tiempo, Gestión de los Costos, Gestión de la Calidad, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión de las Comunicaciones, Gestión de los Riesgos, Gestión de las Adquisiciones y Gestión de los Interesados.

Interacción entre los Grupos de Procesos

Todos los procesos de la Dirección de Proyectos, que, a los fines de facilitar la comprensión, se muestran como unidades independientes, interactúan entre sí, se repiten, tienen iteraciones a lo largo de todo el proyecto.

En las figuras 2 y 3 se muestra la interacción entre los grupos de procesos de la dirección de proyectos según la 6ta Edición de la Guía del PMBOK® en el primer caso, y según la 2da edición en la Figura 3.

En ambos casos se muestra claramente que los procesos interactúan entre sí a lo largo de todo el proyecto, sin embargo, la Figura 3 muestra en forma más gráfica las interacciones.

Figura 2: Interacción entre los Grupos de Procesos.

Figura 3: Interacción entre los Grupos de Procesos, versión antigua

 

Asimismo, los grupos de procesos y las áreas de conocimiento no se desarrollan en forma aislada, unos de otros, sino que se relacionan entre sí, interactúan y tienen superposiciones, tal como se muestra en la Figura 4. Hay procesos de ejecución, como, por ejemplo, las comunicaciones, que se llevan a cabo desde el inicio y hasta el cierre del proyecto, como también hay procesos de seguimiento y control que se realizan a lo largo de todo el proyecto.

Figura 4: Superposición entre los Grupos de Procesos.

Adicionalmente se debe considerar que, en cada fase del ciclo de vida del proyecto se desarrollan los cinco grupos de proceso. Es importante resaltar esto dado que muchas personas confunden el ciclo de vida del proyecto con los grupos de procesos cuando son cosas muy diferentes. Cada fase del ciclo de vida es como un sub-proyecto, que tiene un inicio y un fin y elabora un producto. Por lo tanto, se maneja como un proyecto que se inicia, se planifica, se ejecuta, se controla y se cierra. La Figura 5 muestra gráficamente la forma en que se repiten todos los grupos de proceso en las fases del ciclo de vida del proyecto.

Figura 5: Los Grupos de Procesos se repiten en todas las Fases del Ciclo de Vida.

 

En la Tabla 1, a continuación, se muestra un breve resumen de los objetivos los grupos de procesos.

Tabla 1: Los cinco Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.

Procesos de Inicio

Los procesos de inicio tienen por finalidad establecer una visión clara de lo que se pretende lograr con el proyecto y cómo el mismo aporta valor al negocio. Asimismo, con estos procesos se pretende definir las expectativas y requerimientos de alto nivel de los interesados claves, tales como el patrocinador y/o el cliente.

A continuación, algunas de las actividades típicas que se desarrollan en el inicio del proyecto:

• Seleccionar al Director del Proyecto
• Dar autoridad al Director del Proyecto
• Entender las necesidades del negocio
• Identificar los requisitos de alto nivel
• Evaluar la factibilidad del proyecto
• Entender la organización, su cultura, estructura y otros factores ambientales
• Recolectar los activos de los procesos de la organización disponibles incluyendo la información histórica de proyectos anteriores
• Proponer la estrategia de implementación
• Dividir el proyecto en Fases
• Identificar los entregables principales
• Comprometer los recursos financieros iniciales
• Identificar los riesgos de alto nivel
• Identificar las restricciones y los supuestos
• Definir los objetivos del proyecto
• Emitir el Acta de Constitución del Proyecto
• Asegurar que los interesados clave están de acuerdo con el contenido del Acta de Constitución del Proyecto
• Identificar Interesados clave, internos y externos
• Analizar las expectativas, influencias e impacto de los interesados clave
• Autorizar la ejecución del Proyecto o Fase a través de la firma del Acta de Constitución del Proyecto

Es importante resaltar que quien nombra al Director del Proyecto y autoriza que se ejecute el proyecto o la fase correspondiente es el patrocinador.

La función del Director del Proyectos en el grupo de procesos de inicio es el de recolectar toda la información que le brinde el patrocinador y comprender la importancia del proyecto para los resultados del negocio, así como colaborar con el patrocinador en la redacción del acta de constitución del proyecto, el caso de negocio y de la documentación de soporte que se requiera, así como analizar la factibilidad del proyecto en base a los requisitos, riesgos, restricciones y supuestos detectados.

El Director del Proyecto debe asegurarse que comprendió las expectativas y necesidades del patrocinador y otros interesados claves y los requisitos de alto nivel que guían el proyecto.

Asimismo, el Director del Proyecto debe asegurarse que los interesados claves concuerdan con el contenido del Acta de Constitución del Proyecto y lograr la firma del patrocinador en esta, donde se lo asigna y le otorga autoridad para desarrollar el proyecto utilizando los recursos de la organización.

Procesos de Planificación

Los procesos de planificación tienen por finalidad definir la mejor forma de llevar a cabo el trabajo el proyecto para lograr los objetivos establecidos en el acta de constitución del proyecto, considerando las restricciones, los supuestos y los riesgos detectados.

En primer lugar, el Director del Proyecto y el Equipo de Dirección deberán definir el modelo de gestión del proyecto, definiendo y adaptando los procesos relevantes para el proyecto en curso y estableciendo el marco de trabajo.

A partir del acta de constitución del proyecto y con la participación de los interesados clave se debe recopilar los requisitos en detalle, definir el alcance del proyecto y lograr la aprobación de la línea base de alcance, identificar actividades, estimar recursos, duraciones y costos para obtener el cronograma y presupuesto y lograr la aprobación de las líneas base de cronograma y presupuesto.

Asimismo, se planificarán el resto de las áreas de conocimiento del proyecto para finalmente obtener el plan para la dirección del proyecto consensuado con los interesados clave y aprobado por el patrocinador.

Es importante que en la planificación participen las personas del equipo del proyecto que tengan los conocimientos sobre el producto y los aspectos técnicos del proyecto. El Director del Proyecto debe convocarlos para las reuniones de planificación.

A continuación, una lista de las actividades principales que forman parte del grupo de proceso de planificación:

• Definir la forma en que se va a planificar y gestionar el proyecto
• Revisar los requerimientos, restricciones, supuestos y objetivos del acta de constitución del proyecto
• Recolectar los requerimientos en detalle con los interesados correspondientes
• Estimular la participación de todo el equipo
• Detallar los entregables que deberá elaborar el proyecto
• Establecer el alcance total del esfuerzo y lograr la aprobación de la línea base de alcance
• Definir las actividades, estimar los tiempos necesarios y establecer el cronograma del proyecto y lograr la aprobación de la línea base de cronograma del proyecto
• Estimar los costos y establecer el presupuesto del proyecto y lograr la aprobación de la línea base de presupuesto del proyecto
• Desarrollar el plan de acción para alcanzar los objetivos incluyendo los procesos y las métricas de calidad, la planificación de los recursos humanos, las comunicaciones, las adquisiciones y la participación de los interesados
• Definir los roles y las responsabilidades del equipo del proyecto y otros interesados
• Identificar y evaluar los riesgos del proyecto, definir respuestas a riesgos y revisar el impacto de estas respuestas en las definiciones anteriores, realizando iteraciones de los procesos
• Obtener un plan formalmente documentado, realista, aprobado y acordado con los Interesados
• Realizar la reunión de lanzamiento del proyecto
• Considerar los cambios aprobados que requieran re-planificación.

Procesos de Ejecución

Los procesos de ejecución tienen por objeto implementar el trabajo definido en el plan del proyecto.  El Director del Proyecto es el responsable de liderar y dirigir el equipo de trabajo a fin de que se lleven a cabo las actividades tal como lo define el plan. El Plan para la Dirección del Proyecto y cada uno de los planes subsidiarios son de referencia continua para la ejecución.

A continuación, una lista de las actividades del grupo de procesos de ejecución:

• Adquirir y gestionar los recursos
• Realizar las compras y contrataciones
• Dirigir el trabajo según el plan de proyecto aprobado para elaborar los entregables y completar el trabajo definido
• Implementar los procesos de calidad
• Cumplir con las especificaciones del plan
• Coordinar, liderar, motivar y gestionar al equipo
• Premiar y reconocer el buen desempeño
• Recopilar los datos del proyecto e informar a los interesados según el plan
• Asegurarse que todos los interesados entiendan el proyecto
• Facilitar el trabajo y resolver conflictos y problemas
• Gestionar la participación de los interesados
• Coordinar los recursos e integrar las actividades del proyecto
• Utilizar el presupuesto del proyecto
• Recopilar el conocimiento del proyecto y documentar las lecciones aprendidas
• Implementar los cambios aprobados y acciones correctivas aprobadas
• Implementar acciones de respuesta a los riesgos
• Solicitar cambios al plan cuando se requiera

Es importante resaltar que el Director del Proyecto debe ser proactivo y prever los problemas antes que se presenten, con lo que durante la ejecución no estará resolviendo problemas sino implementando acciones para prevenir o evitar que los mismos ocurran.

Procesos de Monitoreo y Control

Los procesos de monitoreo y control tienen como finalidad constatar que el estado del proyecto se mantiene alineado al plan, de manera de asegurar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Para ello se tomarán las mediciones de los procesos de ejecución y se compararán con el plan, detectando las diferencias y definiendo las acciones correctivas para volver a alinearse al plan y así cumplir los objetivos del proyecto.

También corresponde a estos procesos la detección de situaciones en las que, aun cumpliendo el plan, podrían generarse resultados contrarios a los esperados. En esos casos, se propondrán cambios al plan para encausar el proyecto hacia el cumplimiento de los objetivos.

En el caso de surgir solicitudes de cambio al plan del proyecto, dentro de los procesos de seguimiento y control, se debe seguir el sistema de gestión de cambios definido en el plan, y según el cual documentar, analizar el impacto, solicitar la aprobación o rechazo por parte del comité de gestión de cambios y luego impactar en el plan del proyecto para su implementación y comunicación, según corresponda.

Entre las actividades de los procesos de seguimiento y control, se encuentran las siguientes:

• Revisar, analizar y regular el avance del proyecto para cumplir con los requerimientos de rendimiento definidos en el plan
• Realizar mediciones del avance, informes de estado y crear proyecciones sobre cómo terminará el proyecto
• Suministrar información sobre la evolución del proyecto
• Revisar solicitudes de cambios, analizarlas, investigar su impacto en los objetivos del proyecto y aprobar o rechazar y gestionar los cambios en los planes, documentos del proyecto y activos de los procesos de la organización
• Gestionar la configuración del proyecto
• Revisar la calidad de los productos completados
• Aceptar los entregables del proyecto completados
• Realizar seguimiento a las líneas base de alcance, tiempos y costos y detectar y gestionar cambios
• Informar el desempeño del trabajo del proyecto
• Monitorear los riesgos del proyecto y gestionar las reservas
• Controlar las actividades de los proveedores y subcontratistas
• Monitorear las comunicaciones
• Dar seguimiento a la participación de los interesados
• Solicitar cambios al plan cuando se requiera.

Procesos de Cierre

Los procesos de cierre del proyecto tienen por finalidad la entrega del producto final, pasando el control del mismo a quién se ocupará de operarlo y lograr la aceptación y conformidad del cliente y/o patrocinador.

También durante el proceso de cierre se liberan los recursos alocados al proyecto y se concluyen todos los procesos y tareas administrativas, financieras y legales que hubieran quedado abiertos de todas las fases del proyecto y del proyecto en sí, incluyendo las compras y contrataciones.

Se realiza una revisión post-mortem del proyecto para recopilar conocimiento y se documentan y archivan las lecciones aprendidas, la documentación del proyecto y todo el conocimiento para aprovechar en proyectos futuros.

Cabe resaltar que se debe cerrar el proyecto o fase en todas las circunstancias. Es decir, aunque el proyecto no concluya con la elaboración de todos los entregables, el trabajo requiera ser suspendido o cancelado, el proyecto se quede sin fondos o cambien las prioridades o necesidades del negocio, en todas las circunstancias se deberá proceder al cierre y documentar lo realizado y las causas del cierre.

También es importante finalizar un proyecto exitoso con el reconocimiento por el esfuerzo a los participantes y la celebración correspondiente.

A continuación, una lista de las actividades del grupo de procesos de cierre:

• Completar formalmente el proyecto o la Fase
• Finalizar todas las actividades del proyecto
• Finalizar las obligaciones contractuales
• Aprobar los productos y servicios adquiridos
• Realizar revisiones de las contrataciones
• Obtener formalmente la aceptación del cliente o patrocinador
• Realizar una revisión estructurada del proyecto o fase
• Documentar las lecciones aprendidas
• Actualizar los activos de los procesos de la organización
• Archivar todos los documentos del proyecto
• Liberar los recursos
• Cerrar administrativamente, financieramente y legalmente el proyecto
• Cerrar los proyectos en todas las circunstancias, aun cuando no se haya completado el trabajo del proyecto
• Celebrar y premiar el buen desempeño de los participantes.

Áreas de Conocimiento

Las áreas de conocimiento son temas de relevancia en la dirección del proyecto a las que el Director del Proyecto deberá prestar atención. Constituyen los aspectos sobre los que se gestiona el proyecto.

La Tabla 2 muestra las diez áreas de conocimiento de la Dirección de Proyectos según la 5ta Edición de la Guía del PMBOK^®.

Tabla 2: Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.

Procesos por Grupo de Procesos y Área de Conocimiento

La siguiente tabla muestra los 49 procesos de la Dirección de Proyectos según la 6ta Edición de la Guía del PMBOK^® 6ta Edición.

Tabla: Adaptado de la Guía del PMBOK 6ta Edicion (PMI, 2017).

Bibliografía

• “Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos”. Guía del PMBOK®, 6ta Edición. Project Management Institute. 2017.
• “Guía Grupos de Procesos”. Project Management Institute. 2022.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.