Planificar las estrategias para involucrar a interesados en el proyecto consiste en definir acciones a realizar durante la ejecución del proyecto con la finalidad de obtener el compromiso y la participación de los interesados de la manera en que resulte conveniente, según cada caso.

A partir de la identificación de los interesados y el análisis de sus expectativas, intereses, y demás aspectos con respecto al proyecto, es importante definir la manera en que se trabajará con los interesados a lo largo del proyecto, detallando las acciones o estrategias a desarrollar para mejorar la participación y el compromiso de los mismos y obtener los beneficios que se espera del proyecto.

Algo que se debe tener en cuenta es que, al igual que el Registro de Interesados, la planificación de las estrategias de Gestión de los Interesados contiene información sensible y confidencial. Por este motivo, el Director del Proyecto deberá prestar especial atención a quién accede a esta información y cómo se distribuye.

En general, la planificación de las estrategias de gestión de los interesados incluye, entre otros elementos:

• La Matriz de Evaluación del Involucramiento de Interesados
• El análisis de las brechas entre el estado actual y el estado deseado por cada interesado
• El impacto o la resistencia al cambio que genera el proyecto para los interesados
• Las acciones que se llevarán a cabo para llevar al interesado al estado deseado y las estrategias de gestión de los interesados
• Las necesidades de información de los interesados y la forma en que se debería proveer la misma.

Es importante tener en cuenta que la gestión del involucramiento de los interesados está fuertemente relacionada con la gestión de las comunicaciones, y de hecho, las estrategias para involucrar a interesados mayormente implican comunicaciones. Sin embargo, estas estrategias pueden ir más allá de la simple distribución de información.

Algunos ejemplos de estrategias para involucrar a interesados podrían ser las siguientes:

• En un proyecto de construcción de un puente que requiere re-localizar a los habitantes de las inmediaciones de la obra, una estrategia podría ser realizar talleres con la comunidad en donde se le informe a los vecinos acerca del proyecto, de cómo serán los traslados y sus nuevas viviendas, y dar un espacio para que estos comenten sus inquietudes, con la finalidad de reducir la resistencia que puedan ejercer.
• En un proyecto de reorganización de los procesos de una fábrica, los empleados que llevan a cabo las actividades pueden resistirse al cambio, con lo que la estrategia podría ser realizar una capacitación sobre los nuevos procesos y un programa de acompañamiento para cuando se comience a trabajar con los procesos re-diseñados.
• Una buena estrategia es hacer que la gente participe en las etapas tempranas de definición y diseño para que de esa forma se comprometan con los cambios.

La planificación de las estrategias para involucrar a interesados puede ser mostrada a través de descripciones relatadas, diagramas, matrices u otro formato que el equipo de planificación considere apropiado.

En la Figura  vemos una matriz que contiene información sobre la planificación de las estrategias de gestión de los interesados.

Figura: Matriz de estrategias para involucrar a interesados.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.