Las formas de disposición de la información del proyecto es uno de los aspectos que se debe considerar al planificar las comunicaciones, para asegurar que la información sea recibida u obtenida de manera adecuada y oportuna por los distintos actores del proyecto.

Se puede distinguir entre las siguientes formas de disposición de la información:

• Comunicación interactiva: es el intercambio de información multidireccional, como las reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, mensajes instantáneos, etc.
• Comunicación Empujar o “Push”: Es enviada a receptores como son los correos electrónicos, cartas, faxes. En este caso, enviar la información no garantiza que haya llegado y el interlocutor la haya comprendido.
• Comunicación Tirar o “Pull”: Donde son los receptores quienes acceden a la información en repositorios, en la intranet, recursos compartidos o herramientas de gestión de la información. En general se utiliza este método para transmitir grandes volúmenes de información y a grandes audiencias.

Vale la pena resaltar que, según la forma y la frecuencia que se utilice para cada tipo de información, los resultados obtenidos pueden afectar a la efectividad de la comunicación.

Por ejemplo, la comunicación interactiva es una de las mejores formas de comunicarse, sin embargo, puede resultar en interrupciones indeseadas y pérdida de tiempo.

La comunicación push, a través del email, puede ser buena para la persona que envió la información, ya que cumple con su responsabilidad y puede olvidarse del tema. Sin embargo, puede ser que la persona receptora no lo vea, o no le llegue adecuadamente.

En el caso de la comunicación pull, la parte interesante es que cada persona obtiene la información que necesita en cada momento y la información estará actualizada, pero requiere que se conozca la forma de obtener los datos que se desean y tener tiempo para acceder a las herramientas electrónicas que brindan dicha información.

Los directores de proyectos tienen pensar y decidir cuál es podría ser la manera apropiada de disposición de la información que resultaría más adecuada para cada interesado, con el fin de planificar correctamente las comunicaciones del proyecto.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.