Las reuniones representan una de las actividades más importantes para la comunicación del proyecto. Es una de las formas más eficaces y eficientes de relacionarse con los miembros del equipo del proyecto y, también. con patrocinadores, clientes, otros gerentes de la organización y con los diversos interesados que tengan impacto en el proyecto.
Una forma especial de reunión del equipo del proyecto es la que se lleva a cabo al inicio de la ejecución del proyecto, al finalizar la planificación y tener el plan aprobado. Esta reunión, de Lanzamiento o “Kick-off” del proyecto tiene el propósito de empezar el proyecto con el pie derecho, y un propósito adicional que es iniciar en forma temprana el proceso de desarrollo del equipo, ya que todos los integrantes del proyecto son reunidos en el lugar y empiezan a conocerse y tomar confianza entre ellos.