Un equipo productivo y colaborativo requiere de claridad en las normas de convivencia y el los acuerdos de trabajo del equipo.

Para acelerar el proceso de formación del equipo, atravesando las distintas etapas del modelo de Tuckman  y llegar rápido a la etapa de “Desempeño”, es importante que el equipo se ponga de acuerdo y se comprometa con estas normas. 

El proceso de crear de manera conjunta el acta de constitución del equipo,  un documento que establece los valores, acuerdos y pautas operativas del equipo, es una forma muy efectiva de fijar expectativas claras sobre el comportamiento aceptable, reduce malentendidos y aumenta la productividad desde el inicio del proyecto.

Los elementos esenciales que debe incluir el acta de constitución del equipo son los siguientes:

1. Valores y Comportamiento

• Valores del equipo:Define los principios compartidos que guiarán el accionar de los miembros.
• Reglas básicas (Ground Rules):Establece el código de conducta y las expectativas sobre lo que es aceptable o no dentro del contexto del proyecto. Esto incluye aspectos como el respeto, la puntualidad y la transparencia.
• Ética:Expectativas de honestidad e integridad alineadas con los objetivos del equipo.

2. Pautas Operativas y de Comunicación

• Pautas de comunicación:Define los métodos preferidos (e-mail, chat, reuniones), la frecuencia de las actualizaciones y el uso de herramientas de colaboración.
• Pautas para reuniones:Establece cuándo y cómo se reunirá el equipo, incluyendo la etiqueta o reglas de comportamiento durante estos encuentros.
• Acuerdos de trabajo:Incluye la definición de horarios compartidos, la forma de trabajo (enfoques ágiles, predictivos o híbridos) y la frecuencia de revisiones o retrospectivas.

3. Toma de Decisiones y Conflictos

• Criterios y procesos para la toma de decisiones:Determina cómo se llegará a acuerdos (por ejemplo, mediante consenso, mayoría o autoridad delegada) para evitar parálisis operativa.
• Proceso para resolución de conflictos:Define de antemano los mecanismos para gestionar desacuerdos de manera constructiva antes de que afecten el desempeño.

También pueden incorporarse elementos vinculados a la gestión del personal:

• Roles y responsabilidades:Una descripción clara de las funciones y tareas asignadas a cada integrante para evitar confusiones sobre quién es responsable de cada entregable.
• Planes de formación:Identificación de habilidades necesarias y los requisitos de capacitación para los miembros.
• Calendario de recursos:Los períodos específicos en los que cada colaborador está asignado al proyecto.
• Firmas:El compromiso formal de todos los participantes, lo que fortalece el sentido de pertenencia y responsabilidad compartida.

El Acta de Constitución del Equipo funciona realmente cuando es desarrollado por el propio equipo y cuando los miembros tienen la oportunidad de contribuir a su creación, lo que fomenta un mayor compromiso con las reglas establecidas.

Autora: Cecilia Boggi
Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.