La matriz de evaluación del involucramiento de interesados nos ayudará a determinar cuáles son los interesados con los cuales tendremos que realizar más acciones y poner mayor énfasis en las relaciones, con la finalidad de proteger al proyecto de influencias negativas y potenciar los beneficios que se puedan obtener de parte de ellos.

En los proyectos tendremos que interactuar con múltiples interesados y necesitaremos la colaboración de ellos de distintas formas.

Para poder definir la mejor manera de interactuar con cada interesado del proyecto, a fin de lograr que su participación o intervención en el proyecto resulte la más apropiada con respecto a los objetivos, se debe conocer cuál es su actitud actual con respecto al proyecto, y cuál es el compromiso, involucramiento y participación necesarios del interesado en cada etapa del proyecto.

Considerando que todos los proyectos involucran cambios, pudiendo, estos cambios, generar impacto en los distintos interesados, en su forma de trabajo, en sus beneficios o perjuicios, o en la percepción del efecto que el proyecto pueda generarle, es necesario conocer o intuir la actitud de cada interesado hacia el proyecto.

Para esto, una herramienta muy útil es la Matriz de Evaluación del Involucramiento de interesados, donde se analiza el estado actual de cada interesado respecto a su conocimiento y actitud con respecto al proyecto y el estado requerido o deseado para que el proyecto cumpla sus objetivos.

Para definir los estados de los interesados, se puede utilizar la escala:

• No Consciente: el interesado desconoce el proyecto, que se producirá un cambio o que este cambio lo puede afectar.
• Resistente: el interesado conoce el proyecto y el cambio, y se resiste al mismo o a sus efectos.
• Neutral: el interesado conoce el proyecto, pero no se resiste y tampoco lo apoya.
• Apoya: el interesado conoce el proyecto y lo apoya.
• Lidera: el interesado conoce el proyecto, el impacto que tendrá y se involucra activamente para lograr el éxito.

Con estas caracterizaciones, se analiza cada interesado y se establece su situación actual (A) y la situación deseada (D).

Vemos un ejemplo de esta matriz en la Figura.

A: Estado Actual. D: Estado Deseado

Figura: Ejemplo de Matriz de Evaluación del Involucramiento de Interesados.

Se puede apreciar que, cuanto mayor sea la brecha entre una y otra situación, mayor será el desafío del Director del Proyecto y su equipo para lograr el cambio en la actitud del interesado.

A partir de este análisis se definirán las acciones o estrategias a llevar a cabo para lograr el compromiso y la participación que se requiera de cada interesado para el logro de los objetivos del proyecto.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.