Las estructuras organizacionales afectan la manera de gestionar el proyecto, la autonomía del responsable del proyecto, su autoridad y la forma de gobernanza, entre otros aspectos.

Dado que los proyectos se desarrollan dentro de organizaciones, las características de estas van a influir en la manera en que se desarrollen los mismos. Desde la cultura, el estilo de trabajo, la estructura, como también el nivel de madurez y las herramientas disponibles, van a impactar en el proyecto.

Entre los factores de la organización que influyen en la forma que se desarrollan los proyectos, se destacan las estructuras de la organización.

Entre las estructuras organizacionales podemos distinguir tres grandes tipos: Estructura Funcional, Estructura Proyectizada, u orientada a Proyectos, y Estructura Matricial.

La Estructura Funcional es la forma tradicional de organización jerárquica, tayloriana, de división de funciones, donde la organización cuenta con grandes áreas o gerencias agrupador por especialidad, como vemos en el ejemplo de la figura 1.

En esta organización, la autoridad está en la línea de gerentes, que suelen llamarse, en forma genérica, Gerentes Funcionales, y de estos dependen los especialistas y el personal en general.

Cuando se realiza un proyecto en una organización funcional, pueden ocurrir dos cosas: que todo el equipo del proyecto forme parte de la misma gerencia funcional, por ejemplo, de la Gerencias de Producción, o que el equipo se conforme con gente de distintas áreas. En el primer caso, seguramente el proyecto será autorizado por el Gerente y éste asignará los recursos para que el proyecto se lleve a cabo y las decisiones importantes del proyecto serán tomadas por el Gerente.

Un caso diferente es cuando el proyecto involucra a varias gerencias. En este caso, la coordinación de los proyectos será realizada entre los gerentes de las distintas áreas participantes y las comunicaciones en el equipo del proyecto serán indirectas. Cada persona se comunica con su gerente y es éste el que pasa la información a otras áreas o gerencias. Las líneas de comunicación en la estructura funcional son verticales, no hay comunicaciones con otras áreas excepto en el nivel de gerentes. Se trabaja en “silos”. Esto representa una dificultad importante para la ejecución de los proyectos.

Figura 1: Estructura Organizacional Funcional

Otra forma de estructura organizacional es la Estructura Proyectizada, u orientada a proyectos, en la cual la organización se modela según los proyectos que se y los Directores de Proyectos son quienes tienen la autoridad para conformar los equipos de proyecto. Éstos tienen autoridad para contratarlos, asignarle los trabajos, promocionarlos, premiarlos y hasta desvincularlos de la organización.

En esta estructura, ya no hay agrupaciones por especialidad, sino que cada proyecto tendrá el personal con los conocimientos y experiencias necesarios, pudiendo éstos repetirse o duplicarse en otros proyectos.

En este tipo de organización no se cuenta con un nivel superior de la especialidad, con alguien a quién recurrir si se requiere escalar algún problema o situación particular, como sería el caso del Gerente de Producción de la estructura funcional. Esto puede representar una falencia en conocimientos y experiencias.

Por otro lado, es probable que no se aprovechen los recursos de la organización dado que en algunos momentos del proyecto podrían encontrarse ociosos. Otro inconveniente que puede presentar esta estructura, es que cuando el proyecto termina se deberá desvincular a todo el personal del equipo, con lo cual se pierde también el conocimiento adquirido.

Como ventaja de esta estructura, es que el Director de Proyectos tiene autonomía y autoridad para tomar las decisiones del proyecto.

Figura 2: Estructura Organizacional Proyectizada

Para aprovechar las ventajas de las dos estructuras previamente desarrolladas, las organizaciones actuales adoptan una tercera estructura que es una combinación de ambas. Se trata de la Estructura Matricial.

Esta organización toma el formato de la Estructura Funcional, agrupada por funciones o especialidades, pero donde los proyectos se llevan a cabo en forma transversal a todas las gerencias, las cuales asignan personal al proyecto conformando un equipo interdisciplinario.

El Director de Proyectos tiene autoridad compartida con los Gerentes Funcionales en la estructura matricial.

Figura 3: Estructura Organizacional Matricial

Dentro de esta estructura se suelen diferenciar tres graduaciones, denominadas Estructura Matricial Débil, Estructura Matricial Balanceada y Estructura Matricial Fuerte, dependiendo del nivel de autoridad que tiene el Director del Proyecto, respecto a los Gerentes Funcionales.

La estructura es Matricial Débil cuando el Gerente Funcional tiene más autoridad que el Director del Proyecto, pareciéndose esta estructura a la Estructura Funcional. En la estructura Matricial Balanceada, ambos tienen autoridad similar y en la Estructura Matricial Fuerte es el Director del Proyecto quién suele tener mayor autoridad, la organización tiene una cultura muy madura hacia el desarrollo de proyectos e incluso suele tener una Oficina de Dirección de Proyectos, a la cual pertenecen los Directores de Proyecto.

Esta organización aprovecha mucho mejor los recursos de la organización, tiene un nivel de escalamiento de la especialidad, mantiene el conocimiento adquirido y las personas tienen un lugar para volver cuando el proyecto finaliza.

Como desventaja de la estructura matricial podemos mencionar que los miembros del equipo del proyecto reportan a dos jefes: su gerente de área y el director del proyecto.

Por este motivo, es muy importante una buena coordinación y comunicación entre ellos.

Para concluir con el tema de las estructuras organizacionales, cabe mencionar que una misma organización puede tener una estructura mixta. Por ejemplo, podría tratarse de una estructura matricial que para un proyecto estratégico y prioritario decide implementar una estructura proyectizada, dependiendo el Director del Proyecto directamente del Gerente General.

El Director del Proyecto debe ser consciente de la estructura organizacional en la que se encuentra, dado que esto influirá fuertemente en la manera en que podrá liderar al equipo, tomar decisiones y utilizar su autoridad. En caso de estar llevando a cabo un proyecto por primera vez en una organización, deberá prestar mucha atención a la manera en que las personas se comportan, comunican y cómo son las líneas de autoridad, a fin de conocer la cultura de la organización y poder aprovechar al máximo los beneficios y las ventajas y, en contrapartida, estar preparado para afrontar las dificultades que se presenten.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.