Utilizar una Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) en los proyectos puede disminuir considerablemente los incumplimientos, trabajos duplicados y conflictos en los proyectos, ya que los trabajos de los proyectos son desarrollados, tanto por personas del equipo del proyecto de la organización ejecutante, como también de contratistas o proveedores o del propio cliente.

Es importante que cada persona sepa las actividades que tiene asignadas en el desarrollo del proyecto a fin de poder cumplir efectivamente con sus responsabilidades.

Para realizar la definición de responsabilidades del proyecto es común utilizar la Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM) en donde se establece quién realiza cada trabajo del proyecto.

En esta matriz, las filas corresponden a los trabajos entregables de la Estructura de Desglose del Trabajo del proyecto, EDT, y las columnas corresponden a personas del equipo del proyecto o grupos de personas, tal como podría ser el caso de tener un paquete de trabajo que se asigne a un proveedor o contratista.

Un formato particular de esta matriz RAM se denomina RACI siguiendo las iniciales de que definen las asignaciones: Responsable (de hacer), Aprueba o Responsable Final (Accountable en inglés), Consultar, Informar.

La persona a quién se la define como “Responsable” es quién tiene asignada la responsabilidad de ejecutar el trabajo. Quien tenga la asignación de “Aprueba” o Responsable Final, es quién asegura que el trabajo está completo y correctamente realizado y se hace responsable por el mismo, siendo, en general, una persona de mayor autoridad.

La o las personas a quienes se les asigna el rol de “Consultar” son personas a quienes se las puede consultar y requerir su colaboración para la realización del trabajo, aunque no sean las responsables de realizarlo, y quienes estén asignados como “Informar” son personas que deben ser informadas del resultado y la ejecución de la actividad.

Es fundamental que se verifique que en cada fila haya un solo responsable de hacer (conveniente para no diluir la responsabilidad) y un solo “Aprueba” ya que es el responsable final. El resto de las asignaciones podría repetirse o incluso podrían estar ausentes, pero siempre debe haber un responsable de hacer y un responsable final.

Esta herramienta es de gran ayuda para conformar equipos, donde cada uno conozca inequívocamente sus responsabilidades, y disminuye los conflictos en los proyectos, ya que, una causa recurrente de problemas en proyectos es la indefinición de quién hace qué.

Figura: Ejemplo de Matriz de Asignación de Responsabilidades. Formato RACI.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.