Se denomina Planificación de múltiples niveles a la forma gradual e iterativa en que se lleva a cabo en los proyectos ágiles.

A diferencia de los proyectos gestionados con un enfoque predictivo o tradicional, donde la planificación se realiza, en mayor medida en las primeras etapas del proyecto, antes de comenzar con la ejecución del proyecto, en entornos ágiles la planificación se desarrolla de manera continua y en múltiples niveles, como en capas, creando el grado de detalle apropiado para cada etapa, equilibrando la predictibilidad de los resultados con la capacidad de aprovechar oportunidades.

En contextos inciertos y cambiantes no tiene mucho sentido planificar con demasiada antelación a un importante nivel de detalle, por ello, esta planificación de múltiples niveles comienza con planes estratégicos, de alto nivel y poco detalle, mientras que el mayor nivel de detalle se da en el día a día.

Así es que, el plan de múltiples niveles parte desde la planificación estratégica de la organización y llega hasta las reuniones diarias de a pie, tal como se ve en la Figura.

Figura: Planificación de Múltiples Niveles.

A continuación, se resume cada uno de los niveles del plan ágil:

1. Estrategia. El nivel más alto de planificación es la estrategia. Esta planificación se lleva a cabo en la organización y establece lo que se quiere alcanzar como organización en los siguientes 3 a 5 años. Normalmente, el equipo ágil no participa de este nivel de planificación, sin embargo, es fundamental conocer la estrategia para priorizar el valor de los trabajos según se alinean a esta.
2. Portafolio. El portafolio contiene los posibles proyectos que permitirán lograr los objetivos estratégicos con un alcance de 2 a 3 años. A través de la gestión del portafolios se seleccionan los proyectos que se van a ejecutar y se asignan los recursos a ellos. Cuando la organización no realiza una buena gestión de portafolios, se llevan a cabo proyectos que no agregan valor a los objetivos consumiendo los recursos disponibles.
3. Producto. El tercer nivel de planificación, con un alcance de algunos meses hasta un año o más, es el del Producto. La planificación del producto se lleva a cabo a través de la Lista de Pendientes del Producto o Pila de Producto (Product Backlog). Esta planificación, que se realiza al inicio del proyecto, irá evolucionando y cambiando a medida que el proyecto avanza y se va aprendiendo y obteniendo retroalimentación.
4. Versión, Liberación (Release). El siguiente nivel de planificación hace referencia a las liberaciones o entregas de las diferentes versiones del producto. La planificación de las entregas se realiza al inicio del proyecto, y se va actualizando a medida que se avanza en el desarrollo del producto. En algunas ocasiones conviene realizar una entrega de varias versiones en conjunto durante el proyecto, en lugar de realizar una entrega por cada iteración, ya que puede requerir mucho tiempo la preparación del entorno y el entrenamiento al usuario en el uso del producto. El alcance de esta planificación está contenida en la del Producto.
5. Iteración. Esta planificación se realiza al inicio de cada iteración en que se elabora la Lista de Pendientes de la Iteración, Pila de la Iteración o Sprint Backlog en Scrum. Para crear este plan, se seleccionan los elementos de la Lista de Pendientes de Producto Priorizada por el valor que agrega al negocio y los riesgos y se definen las tareas necesarias para elaborar las características o funcionalidades del producto. Este plan se mantiene firme durante toda la iteración ya que no se admiten cambios al plan de iteración. Como excepción, podría cancelarse la iteración y todos los elementos del plan de iteración volverían al plan de producto.
6. Día. La planificación diaria se realiza a través de las reuniones diarias de a pie o Daily Scrum. Los planes diarios están compuestos por las tareas en las que se descomponen los elementos de la Lista de Pendientes de la Iteración o Sprint Backlog. El equipo elabora, revisa y ajusta su plan durante estas reuniones, limitando el alcance de la planificación a no más allá del día siguiente.

En los dos primeros niveles de la planificación, el equipo del proyecto no participa, pero debe conocer cuáles son los factores que se tomaron en cuenta para ello, dado que dichos niveles establecen los objetivos estratégicos que persigue la organización y brindan información importante a considerar en las decisiones de los proyectos.

Para la planificación del resto de los niveles se debe comenzar, como punto de partida, con la recopilación de las funciones o características que el usuario desea para el producto final. Esta recopilación comienza en la Incepción Ágil y se documenta en la Lista de Pendientes del Producto o Pila de Producto, según las diferentes traducciones de su nombre en inglés (Product Backlog).

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.