La gestión de los Riesgos del proyecto puede ser la diferencia entre un proyecto que continuamente está corriendo para apagar incendios y un proyecto que está bajo control.

Estudios aseguran que, con una buena gestión de riesgos, es decir, con una gestión de riesgos realizada a conciencia, se pueden evitar el 90% de los problemas del proyecto.

Esto es así, porque gestionar los riesgos significa adelantarse a los problemas, ser proactivos, tomar acciones preventivas para que los problemas no lleguen o afecten negativamente en la menor manera posible al proyecto.

Dado que los proyectos involucran incertidumbre, siempre tendrán riesgos como consecuencia de dicha incertidumbre.

La Gestión de los Riesgos del Proyecto se ocupa de identificar todos los aspectos inciertos que podrían afectar los objetivos del proyecto, para bien o para mal, y tomar acciones para que esos eventos favorezcan la consecución exitosa del proyecto. 

En el caso de los eventos inciertos que podrían afectar a los objetivos del proyecto en forma positiva, es decir, las oportunidades, las acciones a tomar tenderán a potenciar las mismas. 

En el caso de los eventos que podrían impactar en el proyecto en forma negativa, es decir las amenazas, las acciones tenderán a neutralizar el efecto negativo.

Dado que el proyecto se considera exitoso si se cumplen los objetivos del proyecto, y la gestión de los riesgos se centra en identificar y prevenir los efectos que dificulten la consecución de los objetivos, se deduce de esto, que la gestión de los riesgos del proyecto es una función clave de todo el equipo del proyecto. 

En este aspecto, se involucra a todo el equipo y no solamente al Director del Proyecto y al Equipo de Dirección, dado que muchos riesgos tendrán que ver con características del trabajo técnico, de la creación de los productos o resultados del proyecto, por lo que el conocimiento está en los especialistas del equipo.

Adicionalmente, debemos tener en cuenta que, se trabaja en la gestión de los riesgos desde los primeros momentos de un proyecto, desde que comienza a surgir la idea. En el proceso de Crear el Acta de Constitución del Proyecto, ya se deben considerar los riesgos de alto nivel que podría enfrentar el proyecto. Posteriormente, durante la planificación, se trabajará con los riesgos a un mayor nivel de detalle.

La gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos: Planificar la Gestión de Riesgos, Identificar los Riesgos, Realizar Análisis de Riesgos, Planificar las Respuestas a los Riesgos, Implementar las Respuestas y Monitorear los Riesgos del Proyecto. 

Este proceso es iterativo y permanente durante todo el proyecto, dado que los riesgos son dinámicos, pueden aparecer nuevos, desaparecer los ya identificados, cambiar sus características, etc.

Estos procesos además interactúan con la mayoría de los procesos de la gestión de proyectos, produciendo iteraciones en la gestión de todos los dominios del proyecto.

Beneficios de Gestionar los Riesgos

Entre los beneficios de la gestión de riesgos, podemos mencionar:

• Proteger los objetivos del proyecto de eventos inciertos que dificulten su consecución.
• Mejorar la toma de decisiones en un contexto de incertidumbre, disponiendo de más información y de escenarios probables.
• Superar limitaciones de planificación añadiendo información y supuestos que serán validados a lo largo del proyecto.
• Evitar sorpresas durante la ejecución del proyecto ya que se dispondrá de indicadores de alerta de que algo negativo está sucediendo.
• Disminuir el estrés del Director de Proyectos y del Equipo del Proyecto, debido a que se tiene el proyecto bajo control, a la vez de mejorar la relación con todos los interesados.
• Y como efecto colateral, por el propio trabajo en equipo durante las reuniones dedicadas a la gestión de riesgos, se logra afianzar el conocimiento y el compromiso del equipo.

¿Qué entendemos por Riesgo?

Según la Real Academia Española, un Riesgo es una “Contingencia o proximidad de un daño”.

En el ámbito de la dirección de proyectos, definimos Riesgo como: 

“Una condición o un evento incierto que, si se presentara, tiene un efecto positivo o negativo en los objetivos del proyecto”.

Llamamos “evento del riesgo” a la ocurrencia discreta de la situación que puede afectar al proyecto en caso de ocurrir. 

Características de los Riesgos

Un evento de riesgo es incierto, es decir que no sabemos si se presentará o no. 

Además, el riesgo tiene una cierta probabilidad de ocurrencia, y en caso de ocurrir, produciría un determinado impacto sobre uno o más objetivos del proyecto.

Los objetivos del proyecto que podrían ser impactados por un riesgo que se presente en el proyecto, pueden estar relacionados el alcance, el cronograma, el presupuesto, la calidad, etc.

El impacto del riesgo sobre los objetivos del proyecto puede ser favorable o desfavorable. 

Un impacto favorable se da cuando a raíz de la ocurrencia del riesgo, el objetivo mejora su posibilidad de cumplimiento. Por ejemplo, se acorta un tiempo mejorando la posibilidad de terminar el proyecto a tiempo. En este caso, decimos que es un riesgo positivo u oportunidad.

En el caso en que el impacto sea desfavorable, decimos que es un riesgo negativo o amenaza. Siguiendo con el ejemplo anterior, este sería el caso de un riesgo que, al presentarse, nos produzca un atraso en una actividad, dificultando el cumplimiento del objetivo de cronograma.

Es importante considerar tanto los riesgos positivos como los negativos, es decir, tanto las oportunidades como las amenazas.

El impacto que el riesgo puede causar en el objetivo del proyecto puede ser de distinta magnitud. Es decir que el riesgo puede tener un impacto alto, medio o bajo en el objetivo del proyecto.

El riesgo es incierto, dado que, si fuera cierto, si se tuviera certeza de su ocurrencia, sería un problema real en lugar de una amenaza, o bien, un beneficio extra obtenido, en lugar de una oportunidad.

Otra característica del riesgo es su urgencia. La urgencia del riesgo representa el tiempo disponible para tomar acciones. Si se cree que el riesgo, en caso de ocurrir, ocurrirá en poco tiempo desde el momento de análisis, la urgencia será mayor que si se cree que se dará en un plazo mayor. Cuanto mayor sea la urgencia, más rápido se tendrán que tomar las decisiones relativas al riesgo.

El efecto del riesgo podría aumentar o disminuir con el tiempo, con lo cual se puede hablar de crecimiento del riesgos o tendencia del riesgo.

También podemos citar a los riesgos conocidos y riesgos desconocidos. Los riesgos conocidos son aquellos que se han podido identificar durante la gestión, mientras que los riesgos desconocidos son riesgos totalmente imprevistos sobre los que no se puede tomar ninguna acción proactiva por desconocer totalmente su existencia.  

Además de considerar los riesgos individuales que pueda tener un proyecto, se deben considerar el riesgo global del proyecto que representa el nivel de exposición al riesgo que tiene el proyecto completo, debido al grado de incertidumbre que involucra.

Las organizaciones y los interesados del proyecto pueden tener mayor o menor tolerancia al riesgo. Algunos interesados aceptan un mayor grado de incertidumbre teniendo en cuenta el beneficio que el proyecto les proporcionará, mientras que otros pueden ser más conservadores. Se dice que esto mide el apetito de riesgo. Asimismo, se puede definir el umbral de riesgo, que se refiere al nivel de riesgo máximo que el interesado y la organización estarán dispuestos a asumir.

Todos estos aspectos de los riesgos deben ser considerados por el Director del Proyecto y el equipo a lo largo de todo el proyecto durante las actividades relacionadas con la gestión de riesgos. En base a la tolerancia, el apetito y el umbral del riesgo de los interesados, se podrán adoptar distintas respuestas a los riesgos que se presenten en el proyecto. 

Clasificaciones de los Riesgos

Hay múltiples formas de clasificar a los riesgos. Por ejemplo, en el contexto del negocio, un riesgo puede ser:

• Riesgos de Negocio: puede tener resultado positivo o negativo, ganancias o pérdidas.
• Riesgos Puros: son los riesgos que, si se dan, solo pueden provocar pérdidas. También se llaman Riesgos Asegurables.

Otra forma de clasificar los riesgos, teniendo en cuenta si están dentro o fuera del control del Director del Proyecto, puede ser:

• Externos: Son eventos sobre los cuales el Director del Proyecto y el equipo no tienen ningún control. Estos a su vez se pueden dividir en:
  • Externos-Impredecibles: Como cambios en regulaciones gubernamentales, desastres naturales o climáticos.
  • Externos-Predecibles: Como la inflación y el costo del dinero, valores e incrementos de las tasas de préstamos bancarios, disponibilidad de proveedores en el mercado.
• Internos: Son riesgos del proyecto o de la organización en la que el Director del Proyecto puede tener control. Dentro de los riesgos internos se pueden clasificar en:
  • Técnicos: Son aquellos que se relacionan con la tecnología. Incluyen los cambios en la tecnología, en el estado del arte, problemas de diseño, de operaciones o de mantenimiento.
  • No-Técnicos: Son los riesgos que no tienen que ver con la tecnología. Como ejemplo podemos tener problemas con los recursos humanos, con sindicatos, con seguridad, salud, como también problemas de financiamiento, flujo de caja, etc.
  • Legales: Aquellos riesgos que pueden implicar acciones legales, tales como patentes, licencias, problemas contractuales, etc. 

En resumen, la Gestión de los Riesgos del Proyecto se ocupa de realizar un proceso sistemático para identificar los riesgos del proyecto, analizar sus probabilidades e impactos en los objetivos del proyecto y definir acciones o respuestas al riesgo, maximizando la probabilidad y consecuencia de los eventos positivos, u oportunidades, y minimizando la probabilidad y consecuencia de eventos negativos o amenazas, implementar dichas acciones y monitorear permanentemente la evolución de los riesgos del proyecto.

Referencias:

• Diccionario on-line de la Lengua Española de la Real Academia Española. http://dle.rae.es/?id=WT8tAMI
• Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Guía del PMBOK®.

PMBOK® y PMI® son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

Autora: Cecilia Boggi
Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.