Identificar a los interesados y documentarlos en forma temprana, a fin de poder realizar su análisis, acompañamiento y seguimiento a lo largo del proyecto, es un factor de éxito que debemos tener en cuenta.

Llamamos interesados (stakeholders) a todas las personas u organizaciones que se vean impactadas por el proyecto o que el proyecto los afecte de forma directa o indirecta.

Al identificar a los interesados, se debe analizar y registrar la información relevante de cada uno, sus intereses, expectativas, necesidades, requisitos y el impacto que puede tener en el éxito – o fracaso – del proyecto, entre otros aspectos. Esta información se documenta en el Registro de Interesados.

Si bien es sumamente importante identificar y analizar a los interesados desde el comienzo del proyecto, es importante recordar que esta evaluación debe ser revisada y repetida a lo largo de todo el proyecto. La cantidad y diversidad de interesados dependerá del tipo de proyecto, su tamaño, complejidad.

Algunos interesados se podrán encontrar en el Acta de Constitución del Proyecto, tales como el patrocinador, los clientes y algunos responsables que formarán parte del equipo, o pueden aportar recursos al proyecto, su experiencia o serán afectados por el mismo.

Si el proyecto se realiza para un cliente externo, a través de una contratación, el mismo contrato podrá contener información para identificar interesados claves del cliente. Por otro lado, si el proyecto subcontratará o realizará adquisiciones a terceros, también esa información permitirá identificar más interesados.

Algunos interesados tienen influencia directa sobre las condiciones físicas, tecnológicas, de infraestructura, comercial, financieras, socio-económicas o legales que influyen en el proyecto. También están los interesados que tienen una relación jerárquica con el proyecto, como autoridades gubernamentales a nivel regional, provincial o nacional y también los individuos, grupos y asociaciones que tienen intereses creados, tales como competidores o grupos de interés especial o se pueden ver afectados por el proyecto por residir en zonas cercanas al área en que se desarrolla el proyecto, o por que el producto del proyecto le puede impactar en su forma de vida, por podría ser el caso de un proyecto que construye un puente y requiere trasladar las viviendas cercanas a la obra, por ejemplo.

Otros interesados podrían surgir de factores ambientales tales como regulaciones del gobierno y de la industria, si se involucran sindicatos o se requiere algún tipo de control externo.

También se podrán identificar a los interesados a partir de la información histórica de proyectos anteriores y de características y cultura de las organizaciones involucradas en el proyecto.

Es importante identificar la mayor cantidad de interesados, sin olvidar a ninguno. Una vez identificados, a continuación, se deberá priorizar a los interesados para saber a cuáles prestar mayor atención. Para realizar esta priorización, se clasifica a los interesados según su interés, poder de influencia, autoridad y participación en el proyecto, para que el Director del Proyecto y el equipo de dirección se concentren en los interesados que pueden tener mayor impacto en el éxito del proyecto.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.