Es imprescindible adaptar el proceso al proyecto ya que, tanto los proyectos como las organizaciones que los impulsan, la incertidumbre, el contexto, la tecnología y los equipos que los desarrollan son diferentes.

Pensar en un método único que sirva para todos, es utópico. Por el contrario, lo ideal es tener un marco metodológico que se pueda adaptar a las características de cada uno.

La Guía del PMBOK® (PMI, 2017), declara que el “ciclo de vida del proyecto debe ser lo suficientemente flexible para enfrentar la diversidad de factores incluidos en el proyecto”. Es la naturaleza de los proyectos evolucionar a medida que se cuenta con información más detallada y específica.

Esta capacidad para evolucionar y adaptar el proceso al proyecto es más relevante en entornos con un alto grado de cambio e incertidumbre, o con una amplia variación de interpretación y expectativas por parte de los interesados.

Según el nivel de incertidumbre, la facilidad para la definición de los requisitos y su volatilidad se puede optar por un enfoque predictivo (cuando la incertidumbre es menor), o un enfoque ágil.

Los ciclos de vida del proyecto predictivos se caracterizan por un énfasis en la especificación de los requisitos y la planificación detallada durante las fases iniciales de un proyecto.

Los ciclos de vida altamente adaptativos o ágiles para los proyectos se caracterizan por la elaboración progresiva de los requisitos basados en ciclos breves e iterativos de planificación y de ejecución.

A veces, las diferentes fases de un mismo proyecto emplean diferentes enfoques de ciclos de vida.

Dentro del enfoque ágil, también hay decisiones de adaptación que tomar, tales como el tiempo de cada iteración, el número de personas del equipo, la metodología ágil a utilizar, entre otras. Por ello, es necesario adaptar el proceso de planificación en función de las características del proyecto para maximizar el valor.

Los criterios por considerar para adaptar el proceso al proyecto son muy variados.  A continuación, se mencionan algunos de ellos:

• Tamaño del proyecto (presupuesto, duración, alcance, tamaño del equipo).
• Complejidad (nivel de innovación, nuevas tecnologías, dependencias externas).
• Nivel de cambio esperado (de requerimientos, del alcance y especificaciones del producto, entorno).
• Entorno normativo (leyes, regulaciones, normas, políticas, estándares)
• Consideraciones contractuales.
• Restricciones de cronograma y costos y compromisos del cliente. Nivel de flexibilidad con las restricciones.
• Complejidad de las relaciones con los interesados, especialmente con clientes y usuarios, compromiso y participación estimada por parte de estos.
• Madurez, conocimiento, experiencia del equipo del proyecto.

Cuando se comienza un proyecto, es importante evaluar los criterios mencionados (o aquellos que la organización considere apropiados) para el proyecto y según los resultados del análisis, se podrá seleccionar el enfoque que se considere más apropiado para la gestión de dicho proyecto.

En la tabla, se pueden apreciar algunas de las características de los distintos enfoques de ciclos de vida, tal como los presenta la Guía del PMBOK® (PMI, 2017), que puede facilitar la toma de decisiones respecto al ciclo de vida apropiado.

Tabla: Características de los ciclos de vida de proyectos.

Luego de definir el enfoque que se le dará al proyecto, se comienza a planificar siguiendo la metodología de trabajo acorde, se realizan estimaciones iniciales y se asignan los recursos necesarios para desarrollar el trabajo.

En el caso de que se decida por un enfoque ágil para desarrollar el proyecto, la planificación inicial será de muy alto nivel y se repetirá y refinará continuamente a lo largo de todo el proyecto.

Bibliografía:

Project Management Institute (2017). Guía del PMBOK^® 6ta Edición.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.