El Análisis de los Interesados consiste en recabar la información de las personas y grupos de personas que tengas interés o puedan generar un impacto en el proyecto, o bien que el proyecto pueda impactar en ellos, y evaluarla para determinar la prioridad que le dará el Director del Proyecto y su equipo a la gestión de cada uno de ellos.

En primer lugar, se identifica y documenta a cada interesado, indicando su rol, cuál es su participación en el proyecto, sus intereses, conocimientos, expectativas, autoridad y poder de influencia.

Luego se evalúa el impacto que puede causar en proyecto y se los clasifica según el poder, la influencia, los intereses y la participación del interesado.

Por último, se evalúa cómo podría reaccionar el interesado sobre el avance del proyecto, y cómo podría influir sobre el proyecto.

Con este análisis y priorización, será posible diagramar las distintas estrategias de gestión de cada interesado, respondiendo a las necesidades detectadas y concentrando los esfuerzos en los interesados prioritarios.

Para la categorización y priorización se utilizan herramientas tales como las Matriz de Poder / Interés que se muestra en la figura, en la que se representa a los interesados en uno de los cuatro cuadrantes, basándose en su nivel de autoridad o poder y su nivel de preocupación o interés con respecto a los resultados del proyecto. Aquellos interesados que posean alto poder y alto interés, serán los prioritarios, y a los que se les deberá prestar más atención.

Figura: Matriz de Poder / Interés.

En el cuadrante de alto poder y alto interés tendremos, seguramente, al Patrocinador y al Cliente, por lo que se los deberá gestionar cuidadosamente, definiendo con detalle las acciones y estrategias que se usarán durante el proyecto para mantener una relación fluida y favorable.

Es probable que la Comunidad que se verá afectada por el producto del proyecto pueda tener mucho interés, pero seguramente tendrá poco poder, por lo tanto, será importante mantenerlos informados.

En el análisis de los interesados se pueden utilizar también otras variantes de esta matriz, como la Matriz de Poder/Influencia y la Matriz de Influencia/Impacto, destacando lo que entendemos por cada uno de estos términos:

Poder: Autoridad del interesado sobre el proyecto.

Interés: Nivel de inquietud del interesado acerca de los resultados del proyecto.

Influencia: Capacidad del interesado para influir en los resultados del proyecto.

Impacto: Capacidad del interesado para causar cambios en la planificación o la ejecución del proyecto.

A partir del análisis de los interesados, el director del proyecto y su equipo podrán decidir de qué manera comunicarse y trabajar con los interesados prioritarios, según los criterios de evaluación utilizados.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.