Es fundamental tener un Registro de Interesados desde el inicio del proyecto, con su información relevante, para no olvidarnos de ninguno, priorizarlos y trabajar adecuadamente con ellos durante el transcurso del proyecto.

Éste contendrá la información y el análisis respecto a sus intereses, necesidades y  expectativas sobre el proyecto, es decir, lo que creemos que el interesado podría estar esperando del proyecto.

También se debe consignar en el registro de interesados, su posible influencia e impacto sobre el proyecto, es decir, cómo podría el interesado impactar en el proyecto, su posición a favor, en contra del proyecto, o neutral. Adicionalmente, la clasificación del interesado según sea interno o externo a la organización y toda otra información que creamos pertinente.

Debemos considerar que puede ser confidencial, y en un proyecto puede haber más de un registro.

Este registro se utilizará como base de partida para planificar la participación de los interesados y la gestión de las comunicaciones, además de varios otros procesos de la vida del proyecto, tales como la recopilación de los requisitos, ya que estos son determinados por interesados clave.

Asimismo, este registro nos servirá para planificar la Gestión de la Calidad, dado que hay interesados que tienen interés específico o impacto en la calidad del proyecto.

Se pueden generar riesgos relacionados con los interesados, por lo que el registro de interesados también será de utilidad en la planificación de gestión de los riesgos y en la identificación de los riesgos. Adicionalmente, este registro es entrada para la planificación de la gestión de las adquisiciones, dado que los interesados podrían tener intereses específicos respecto a las contrataciones.

Es de vital importancia para el éxito del proyecto realizar una buena identificación de los interesados, ya que tendrá impacto en muy variados aspectos del proyecto.

Por otro lado, considerar que se irá actualizando a medida que surjan nuevos interesados o que cambie la información de alguno de ellos. Es un documento dinámico que se actualiza en una gran variedad de procesos de todas las áreas de conocimiento.

Figura: Ejemplo de Registro de Interesados

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.