Las reuniones en proyectos ágiles, es decir en proyectos en que se siguen las llamadas “metodologías ágiles”, suelen ser bastante diferentes a las reuniones en los proyectos con enfoque tradicional.

Los métodos ágiles incluyen reuniones breves y frecuentes, denominadas “reuniones diarias” o “reuniones diarias de a pie”, dado que los participantes no se sientan.

Estas reuniones de seguimiento, en las que participan los integrantes de equipos del proyecto, se llevan a cabo todos los días, generalmente a la misma hora, por ejemplo, al inicio del día laboral, y deben durar como máximo 15 minutos.

En dichas reuniones, cada miembro del equipo de desarrollo del producto responde tres preguntas:

• ¿Qué hizo el día anterior?
• ¿Qué va a hacer el día que comienza?
• ¿Qué problemas o dificultades tiene para desarrollar su trabajo?

En caso de establecer otro horario, diferente al inicio del día, para las reuniones diarias, las preguntas serían:

• ¿Qué hizo desde la reunión anterior?
• ¿Qué va a hacer a partir de esta reunión?
• ¿Qué problemas o dificultades tiene para desarrollar su trabajo?

En estas reuniones se busca que todos los participantes del equipo estén comunicados y sincronizados con respecto a sus trabajos, pero no se dedica tiempo a resolver los problemas.

En caso de que surjan problemas, estos se tratarán en otras reuniones.

Este es un ejemplo de reuniones efectivas y una excelente herramienta de comunicación que puede utilizarse, no solo en proyectos que sigan las metodologías ágiles, sino en cualquier tipo de proyecto, siempre y cuando, el equipo tenga posibilidades de encontrarse a diario.

Vale aclarar que, además de las reuniones diarias de pie, se realizan muchos otros tipos de reuniones en los proyectos que siguen métodos ágiles, tales como las reuniones de revisión de las iteraciones, reuniones de retrospectiva, reuniones de planificación de la iteración, entre otras.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.