Las reuniones del proyecto representan una de las herramientas más importantes para la comunicación a lo largo del ciclo de vida de los proyectos.

La reunión es una de las formas más eficaces y eficientes de relacionarse con los miembros del equipo del proyecto, y también con patrocinadores, clientes, otros gerentes de la organización y con los diversos interesados que tengan impacto en el proyecto.

Durante el ciclo de vida de un proyecto, el Director de Proyecto tendrá una variedad de reuniones, tales como:

• Reuniones del equipo de dirección del proyecto
• Reuniones del equipo técnico del proyecto
• Reuniones de planificación
• Reuniones de revisiones de diseño del producto
• Reuniones de revisiones técnicas
• Reuniones de seguimiento del avance del proyecto
• Reuniones de monitoreo de riesgos
• Reuniones de avance con Proveedores
• Reuniones de avance con el Cliente

Sin embargo, también se presenta un problema relacionado con las reuniones del proyecto, y es que las reuniones que se realizan no son eficientes y generan una gran pérdida de tiempo para todos los participantes.

En algunos casos, incluso, se hace el todo trabajo exclusivamente a través de las reuniones del proyecto.

Algunos Directores de Proyectos realizan el trabajo del proyecto mediante reuniones, a las que invitan a múltiples participantes, en muchos casos, sin ser realmente necesarios, haciendo que las reuniones NO resulten efectivas.

Para que las reuniones sean efectivas, y aprovechar al máximo los beneficios de encontrarse cara a cara con otros integrantes del proyecto, se deben seguir ciertas pautas, que mencionamos a continuación:

• Establecer las reglas de las reuniones, incluyendo pautas sobre la puntualidad, los roles de cada participante en la reunión, el uso de la palabra, las reglas de disciplina, la restricción a las críticas, promoviendo el respeto a todas las ideas y la participación de todas las personas.
• Convocar a reuniones sólo cuando es necesario, no intentando realizar todo el trabajo a través de reuniones.
• Informar claramente el propósito de la reunión, indicando los temas que se van a tratar y, si se requiere, la preparación previa que deben tener los participantes.
• Preparar la agenda de la reunión, difundirla y cumplirla, tanto en el tiempo a dedicar a cada tema, como en el contenido de esta.
• Promover la participación de todas las personas que tengan algo para decir, fomentando el respeto y la confianza, a fin de que se sientan seguros de expresar su opinión.
• Asignar responsabilidades sobre las acciones que surjan como resultado de los temas tratados en la reunión.
• No querer “solucionar” en el momento, ni discutir nuevos temas que surjan en la reunión pero que no estaban en la agenda. Esos nuevos temas podrían ser objeto de nuevas reuniones, dado que podrían involucrar a diferentes participantes y requerir información adicional. Es mejor dejar esos temas anotados en la minuta para ser tratados en reuniones posteriores.
• Elaborar y distribuir las minutas de la reunión, con posterioridad a la misma, documentando los temas tratados y los compromisos acordados.
• Realizar el seguimiento de lo acordado en la reunión y de las responsabilidades asignadas.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.