La Filosofía Lean o el Pensamiento Lean es un método de trabajo basado en la optimización de los recursos y en la eliminación de pasos y procesos que no generan ningún valor para el negocio.

Lean es una palabra japonesa que significa “esbelto” o “sin grasa”.

Por esto, las culturas de trabajo basadas en principios Lean promueven, en un ambiente laboral o productivo, eliminar el desperdicio para aumentar la eficiencia y productividad.

Si hacemos un paralelismo con el cuerpo humano, podemos decir que la grasa es algo inútil, que está de más y, por lo tanto, algo que intentamos eliminar o minimizar.

Lean tiene sus orígenes en la fabricación, a partir de una experiencia de Toyota, que en la década de 1940 era una pequeña empresa que quería producir automóviles para el mercado japonés, pero no tenía capital para la inversión que requería la producción en masa. Toyota creó el concepto de mantenimiento de inventarios al mínimo nivel posible, al que llamó “Justo A Tiempo” o Just In Time (JIT) para aplicarlo en su fábrica.

El éxito de Toyota con los procesos Just In Time (JIT) ha ayudado a cambiar los enfoques de fabricación masiva a nivel mundial y a partir de este, surge la filosofía Lean.

El objetivo del Pensamiento Lean es reducir el desperdicio en los procesos con lo que se obtiene, como resultado, la reducción del costo y el tiempo de entrega, así como un aumento en la calidad.

La palabra japonesa “muda” significa desperdicio. Se debe eliminar todo lo que no genere valor en el proceso.

Todo aquello que no genera valor, es desperdicio.

Valor es aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar.

En primer lugar, hay que reconocer el desperdicio, encontrarlo, para luego poder eliminarlo.

El desperdicio se encuentra en:

• Aquellas actividades que pueden quitarse del proceso logrando el mismo resultado para el cliente
• Procesos y funcionalidades extra, que no son usados por el cliente, es decir que no les agrega valor
• Esperas en el proceso, ocasionadas por otras actividades, equipos o procesos.
• Los errores que se comenten y defectos de los productos.
• Gastos de la gestión que no producen un valor real

Principios Lean

Es importante destacar que Lean no es una metodología sino una cultura de trabajo, ya que no aporta herramientas, sino que propone 5 principios fundamentales:

1. Definir el valor desde el punto de vista del cliente
2. Identificar el flujo de valor
3. Optimizar el flujo de valor
4. Extraer valor del cliente
5. Buscar la perfección permanentemente

Definir el valor desde el punto de vista del cliente

En su libro “Lean Thinking”, James Womack y Daniel Jones (1996) definen valor como “una capacidad provista a un cliente en el momento adecuado a un precio apropiado, según lo define en cada caso el cliente“.

El valor se establece según lo que considere el cliente. Se requiere enfocarse en lo que el cliente está dispuesto a pagar.

Este primer principio, justamente habla de especificar el valor que percibe el cliente, aquellas capacidades que satisfagan necesidades del cliente, en el momento y con el precio al que este lo pagaría.

Se requiere entonces, comenzar por obtener una comprensión profunda del valor que el cliente le da a los productos y servicios que la organización le ofrece.

Identificar el flujo del Valor

Se denomina flujo de valor a la representación de todas las fases que atraviesa el proceso de producción, desde las materias primas hasta que el cliente lo recibe y lo utiliza.

El objetivo de identificar el flujo de valor es estudiar todas las actividades para determinar las que agregan valor y las que se deberían eliminar o mejorar.

Para ello se confecciona un “mapa” del flujo de valor donde se podrá identificar más claramente cuales tareas no agregan valor y se consideran desperdicios.

En la siguiente figura se muestra un ejemplo de Mapa de Flujo de Valor:

Con el mapa de flujo de valor es más fácil identificar los procesos o las actividades que involucran desperdicios. Para ello, se categorizan las actividades en tres grupos:

1)Las que agregan valor:

• Son aquellas en las que el cliente reconoce el valor y está dispuesto a pagar por ellas
• Cambian o transforman el producto
• Se ejecutan correctamente desde la primera vez

2) Las que son requeridas:

• Actividades que se requieren por leyes, regulaciones o clausulas del contrato
• Están relacionadas con la seguridad, el medio ambiente, la ética de trabajo o la salud.

3) Las que no agregan valor (desperdicio)

• Actividades que no cumplen con lo anterior
• Se pueden eliminar del proceso sin afectar el resultado.
• Son los desperdicios del proceso

Optimizar el flujo del Valor

Una vez detectados los desperdicios del proceso, se deben eliminar para así generar un flujo de valor continuo, sin obstáculos, que satisfaga las necesidades del cliente.

Algunos ejemplos de tareas o actividades que se deben eliminar del flujo de valor son:

• Los silos organizacionales (departamentos o áreas que trabajan descoordinadamente)
• Ciclos de aprobación recurrentes
• Burocracia, falta de delegación y aprobaciones innecesarias
• Fallas y Errores

Extraer Valor del Cliente

Para asegurarse que se satisfagan las necesidades del cliente, lo más efectivo es tener la perspectiva del cliente.

Cuando el equipo del proyecto permite que el cliente participe del proceso y se involucre, será más fácil captar sus necesidades y su percepción de valor.

Sin embargo, muchos equipos caen en el error de creer que el cliente “no sabe lo que quiere” y trata de definir el valor sin consultarlo.

La filosofía Lean involucra directamente al cliente y el proceso se adapta directamente al pedido del cliente.

Buscar permanentemente la Perfección

En la medida en que se eliminan las actividades innecesarias y se ajustan los procesos a la percepción de valor de los clientes, se reducen los tiempos de producción, los costos y se aumenta la calidad en los procesos y productos.

El pensamiento Lean promueve la mejora continua de los procesos, en una búsqueda permanente de la perfección.

“Piensa en grande, actúa en pequeño, equivócate rápido; aprende con rapidez”

Bibliografía

Womack, J., Jones, D., (1996) “Lean Thinking: Cómo utilizar el pensamiento Lean para eliminar despilfarros y crear valor en la empresa”.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.