Los desperdicios Lean, o “Muda” en japonés, son todas aquellas actividades, situaciones o procesos que no le aportan valor al negocio o al cliente.

Lean es una palabra japonesa que significa “esbelto” o “sin grasa” y “muda” significa desperdicio.

Si hacemos un paralelismo con el cuerpo humano, podemos decir que la grasa es algo inútil, que está de más y, por lo tanto, algo que intentamos eliminar o minimizar.

Es por esto, que las culturas de trabajo basados en el pensamiento Lean impulsan, en un ambiente laboral o productivo, a eliminar el desperdicio (la grasa) para aumentar la eficiencia y productividad. Es decir, eliminar todo aquello que no genere valor en el proceso ya que representa un desperdicio.

Podemos decir que “valor” es aquello por lo que el cliente estaría dispuesto a pagar.

Para poder eliminar el desperdicio, en primer lugar, hay que reconocerlo, encontrarlo dentro de los procesos productivos.

Los desperdicios Lean se encuentran en:

• Aquellas actividades, pasos, aprobaciones, documentos, etc, que pueden quitarse del proceso logrando el mismo resultado para el cliente.
• Procesos, características del producto y funcionalidades extra, que no son usados por el cliente, es decir que no les agrega valor.
• Esperas en el proceso, ocasionadas por otras actividades, equipos o procesos.
• Los errores que se comenten y defectos de los productos que generan retrabajo y desperdicio de tiempos y materiales.
• Gastos de la gestión que no producen un valor real.

Tipos de Desperdicios Lean

La Figura 1 representa los tipos de desperdicios Lean.

Figura 1: Tipos de Desperdicios Lean.

• Demoras innecesarias: Si dentro del proceso se detectan personas, sistemas, materiales o información esperando, eso se considera un desperdicio.
• Procesamiento adicional: Muchos procesos incluyen trabajos adicionales para brindar el servicio que no agregan valor. Esos pasos podrían eliminarse.
• Sobreproducción: Producir mayor volumen al necesario, mayores cantidades, con anterioridad o a mayor velocidad de lo que el cliente solicita, constituye un desperdicio.
• Inventario: El inventario no procesado constituye un desperdicio, ya que implica costos de almacenamiento, capital inmovilizado, transporte del inventario, espacio de almacenamiento para mantener el inventario, la iluminación del espacio de almacenamiento, costos de control de inventarios, costos de seguridad, etc.
• Transporte: El desperdicio de transporte consiste en mover materiales de una posición a otra, ya que no aporta ningún valor al producto y agrega costos. Los recursos y el tiempo se utilizan para manipular material, emplear personal para operar el transporte, capacitar al personal, implementar precauciones de seguridad y utilizar espacio adicional son todos costos de transporte. Se pueden eliminar o disminuir estos costos teniendo la cadena de producción en un mismo lugar físico o utilizando métodos más eficientes para el transporte. El transporte puede causar, simultáneamente, el desperdicio de espera, ya que una parte de la cadena de producción podría tener que esperar a que llegue el material transportado.
• Movimiento: El desperdicio de movimiento se refiere a cualquier persona o elemento que requiera moverse, desde una persona que se inclina para recoger algo en el piso de la fábrica, se desplaza para alcanzar materiales, o bien las materias primas que se deben llevar a la cadena de producción, todos los movimientos innecesarios constituyen desperdicios.
• Defectos: Los servicios o productos defectuosos son aquellos que no cumplen con los requisitos del cliente. Los defectos se refieren a un producto que se desvía de los estándares de su diseño o de las expectativas del cliente. Los productos defectuosos deben reemplazarse, requieren registros y documentación, además de materiales y mano de obra para corregir el error o re-hacer el producto.

Por lo anterior, se puede apreciar que los desperdicios se relacionan entre sí, y muchas veces se superponen. Por ejemplo, la sobreproducción puede producir mayores costos de inventario y de transporte.

La Tabla 1 muestra un resumen de los tipos de desperdicios Lean, con ejemplos para facilitar la comprensión.

Tabla 1: Tipos de Desperdicios Lean.

Desperdicios Lean (Muda) en Desarrollo de Software

Los expertos de desarrollo de software, Mary y Tom Poppendieck, quienes han escrito varios libros sobre la aplicación de la mentalidad o filosofía Lean en los proyectos de software, han convertido los siete desperdicios Lean tradicionales, pensados para los procesos de fabricación, en siete desperdicios Lean para proyectos de desarrollo de software, tal como se muestra en la Figura 2 (Poppendieck & Poppendieck, 2003).

Si bien estos ejemplos fueron pensados para desarrollo de software, los mismos pueden ser aplicados a todo tipo de trabajo, especialmente a aquellos proyectos de la economía del conocimiento.

Figura 2: Tipos de Desperdicios Lean para Proyectos de Desarrollo de Software.

Trabajos Incompletos: El trabajo parcialmente realizado, que comenzó, pero no se completó, no agrega valor, no se sabe si funcionará o no. Hasta que el producto esté en producción, no se sabrá realmente si resolverá el problema que se pretendía solucionar. El trabajo parcialmente realizado inmoviliza recursos en inversiones que aún no han dado resultados. El desarrollo de software realizado parcialmente puede conllevar enormes riesgos financieros. Minimizar el desarrollo de software parcialmente realizado es una estrategia de reducción de riesgos y de reducción de desperdicios.

Ejemplo: Código desarrollado en espera de se probado.

Excesos de Procesos o Pasos Extras: Trabajo adicional que no agrega valor, tal como la documentación no utilizada, que nadie lee, que consume recursos y ralentiza el tiempo de desarrollo del producto.

Muchas actividades en los proyectos de desarrollo de software requieren documentación para la aprobación del cliente, para brindar trazabilidad o para aprobar un cambio. Si se debe generar documentos que agreguen poco valor para el cliente, hay tres reglas que debe recordar: Ser breve, mantenerlo en alto nivel y generarlo fuera de línea, sin impactar en el avance del trabajo.

Para documentar los requisitos de forma que puedan evaluarse fácilmente y verificar que estén completos, conviene utilizar un formato condensado, en tablas o tarjetas, que tanto los usuarios como desarrolladores puedan comprender y validar rápidamente.

Para probar si la documentación agrega valor, se puede verificar si hay alguien esperando lo que se está produciendo. Igualmente, siempre se debe concentrar en la búsqueda constante de medios más eficientes y efectivos para transmitir la información y evitar la documentación excesiva.

Trabajos Extras: Funciones o características adicionales, que se consideran “agradables” pero no necesarias. Muchas veces se funciones que tal vez alguna vez puedan utilizarse, o capacidades técnicas solo por el hecho de ver cómo funciona. Esto es un desperdicio que agrega complejidad y es un punto potencial de falla, debe rastrearse, compilarse, integrarse y probarse cada vez que se toca el código, y luego debe mantenerse durante la vida útil del sistema. Si no se necesita esa funcionalidad o característica, agregarlo al producto es un desperdicio. Resistir la tentación.

Multi-Tarea o Cambios entre Tareas: Tener personas asignadas a múltiples proyectos es fuente de desperdicio. Cada vez que se cambia de tarea se insume un tiempo significativo para entrar en foco con la nueva tarea. Además, al estar en varios proyectos al mismo tiempo, se tienen más interrupciones, que generan más desperdicios.

Le mejor manera de completar dos trabajos es hacer uno por vez y continuar con el otro, recién al terminar el primero.

Espera: Esperar que se aprueben las especificaciones, esperar que se complete el equipo para iniciar el proyecto, esperar documentación, esperar revisiones, aprobaciones innecesarias, pruebas. Las esperas son comunes en la mayoría de los procesos de desarrollo de software y son un desperdicio.

Movimiento: El recorrido que necesita una persona del equipo para encontrar una respuesta o ayuda para resolver un problema. El movimiento entre el equipo del proyecto. El movimiento necesario para acceder al cliente o a su representante. Si una persona tiene que caminar por un pasillo para obtener una respuesta, es probable que luego tarde bastante tiempo para volver a enfocarse en el trabajo que estaba haciendo. Todo este movimiento es un desperdicio. Las prácticas ágiles recomiendan que los equipos trabajen juntos en una misma sala, a la que accedan también los clientes o sus representantes para evitar o disminuir este desperdicio.

No solo las personas se mueven en los proyectos; también se mueven los artefactos, desde los requisitos que pasan de los analistas a los diseñadores, luego los documentos de diseño que van de los diseñadores a los programadores, y el código producido que debe probarse, así como otros artefactos se mueven en los proyectos. El problema con los movimientos de artefactos es que la mayor cantidad de conocimiento tácito permanece con el generador del documento y difícilmente se logra transmitir al receptor. Pasar los artefactos de un equipo a otro, o de una persona a otra, es una gran fuente de desperdicio en el desarrollo de software. Es por ello que se prefiere tener equipos multifuncionales, que puedan hacer todo el trabajo, desde el inicio al final, evitando el desperdicio de movimiento de artefactos.

Defectos: Los defectos agregan grandes desperdicios. Cuando se introduce un error o una falla en el producto, este defecto deberá ser corregido, implicando tiempo extra y utilizando recursos. El tamaño de desperdicio que causa un defecto, no solo se mide por el impacto del defecto sobre el producto, sino también por el tiempo que lleva detectarlo, para luego corregirlo. Si el defecto se encuentra rápido, no es una fuente de desperdicio tan grande como un defecto que no se descubre durante mucho tiempo. Para reducir el impacto de los defectos se requiere encontrarlos tan pronto como ocurran. Por ello, los proyectos ágiles promueven el desarrollo de a pares, la prueba inmediata, integrando con frecuencia y lanzando a producción lo antes posible. (Poppendieck & Poppendieck, 2003)

La Tabla 2 muestra un resumen de los tipos de desperdicios Lean en el Desarrollo de Software, tal como lo proponen Mary y Tom Poppendieck (2003).

Tabla 2: Tipos de Desperdicios Lean en Desarrollo de Software. Adaptado de (Poppendieck & Poppendieck, 2003)

¿Ya pensaste en todas aquellas cosas que haces día a día que no generan valor?

Bibliografía:

Poppendieck, Mary & Poppendieck Tom (2003). Lean software development an agile toolkit. Addison Wesley.

Autora: Cecilia Boggi

Cecilia Boggi es fundadora y Directora de activePMO, enfocada en consultoría y capacitación en liderazgo de proyectos tradicionales y ágiles. Licenciada en Análisis de Sistemas, Doctora en Administración de Empresas y executive MBA, posee varias certificaciones profesionales y gran experiencia en tecnologías de la información, mejoras de procesos e implementación de Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO). Expositora en Congresos internacionales, autora de libros y artículos de liderazgo y dirección de proyectos.