Las reuniones representan una de las actividades más importantes para la comunicación del proyecto. Es una de las formas más eficaces y eficientes de relacionarse con los miembros del equipo del proyecto y, también. con patrocinadores, clientes, otros gerentes de la organización y con los diversos interesados que tengan impacto en el proyecto.
Durante el ciclo de vida de un proyecto, el Director de Proyecto tendrá una variedad de reuniones, tales como:
- Reuniones del equipo de dirección del proyecto
- Reuniones del equipo técnico del proyecto
- Reuniones de planificación
- Reuniones de revisiones de diseño del producto
- Reuniones de revisiones técnicas
- Reuniones de seguimiento del avance del proyecto
- Reuniones de monitoreo de riesgos
- Reuniones de avance con Proveedores
- Reuniones de avance con el Cliente
- Etc.
Sin embargo, también se presenta un problema relacionado con las reuniones del proyecto y es que, las reuniones que se realizan, no son eficientes y generan una gran pérdida de tiempo para todos los participantes.
En algunos proyectos incluso, se hace el trabajo sólo a través de reuniones. Algunos Directores de Proyectos realizan el trabajo del proyecto mediante reuniones, a las que invitan a múltiples participantes, en muchos casos, sin ser realmente necesarios, haciendo que las reuniones NO resulten efectivas.
Para que las reuniones sean efectivas y aprovechar al máximo los beneficios de encontrarse cara a cara con otros integrantes del proyecto, se deben seguir ciertas pautas, que mencionamos a continuación:
- Establecer las reglas de las reuniones, incluyendo pautas sobre la puntualidad, los roles de cada participante en la reunión, el uso de la palabra, las reglas de disciplina, la restricción a las críticas, promoviendo el respeto a todas las ideas y la participación de todas las personas.
- Convocar a reuniones sólo cuando es necesario, no intentando realizar todo el trabajo a través de reuniones.
- Informar claramente el propósito de la reunión, indicando los temas que se van a tratar y, si se requiere, la preparación previa que deben tener los participantes.
- Preparar la agenda de la reunión, difundirla y cumplirla, tanto en el tiempo a dedicar a cada tema, como en el contenido del mismo.
- Fomentar la participación de todas las personas que tengan algo para decir, fomentando el respeto y la confianza, a fin de que se sientan seguros de expresar su opinión.
- Asignar responsabilidades sobre las acciones que surjan de la reunión.
- No querer “solucionar” en el momento, ni discutir nuevos temas que surjan al tratar los temas de la agenda. Esos nuevos temas podrían ser objeto de nuevas reuniones, dado que podrían involucrar a diferentes participantes y requerir información adicional. Es mejor dejar esos temas anotados en la minuta para ser tratados en reuniones posteriores.
- Elaborar y distribuir las minutas de la reunión, con posterioridad a la misma, documentando los temas tratados y los compromisos acordados.
- Realizar el seguimiento de lo acordado en la reunión y de las responsabilidades asignadas.
Reuniones Ágiles
En las llamadas “metodologías ágiles”, suelen hacerse reuniones denominadas “reuniones de a pie”, dado que los participantes no se sientan.
Estas reuniones de seguimiento, en las que participan los integrantes de equipos del proyecto, se llevan a cabo todos los días a la misma hora, por ejemplo, al inicio del día laboral, y deben durar como máximo 15 minutos.
En dichas reuniones, cada miembro del equipo responde tres preguntas:
- Qué hizo el día anterior
- Qué va a hacer el día que comienza
- Qué problemas o dificultades tiene para desarrollar su trabajo.
En estas reuniones se busca que todos los participantes del equipo estén comunicados y sincronizados con respecto a sus trabajos, pero no se dedica tiempo a resolver los problemas.
En caso de que surjan problemas, los mismos se tratarán en otras reuniones.
Este es un ejemplo de reuniones efectivas y una excelente herramienta de comunicación que puede utilizarse, no solo en proyectos que sigan las metodologías ágiles, sino en cualquier tipo de proyecto siempre y cuando el equipo tenga posibilidades de encontrarse a diario.