La retroalimentación o el feedback, en inglés, es un componente sumamente importante de la comunicación.
En la retroalimentación se invierten los roles. Ahora, quién envía el mensaje es quién antes fuera receptor, y el nuevo receptor es quién antes fuera emisor.
A través de la retroalimentación, el emisor del mensaje original puede saber si su idea ha sido interpretada y comprendida adecuadamente o no.
Por este motivo, en comunicaciones de relevancia, es muy importante que el emisor le pida retroalimentación al receptor, y que este último se la proporcione.
Por ejemplo, para pedir retroalimentación podríamos pedir a nuestro interlocutor: “¿Podrías comentarme lo que has entendido?”.
Por otro lado, en el rol de receptor, podemos dar feedback diciendo: “No estoy seguro de haber entendido. ¿Puedo repetir lo que entendí para ver si he comprendido bien el mensaje?”.
Para concluir, tengamos en cuenta que, para lograr una comunicación efectiva, el Director de Proyectos necesita desarrollar habilidades, actitudes y destrezas tanto en el papel de emisor como en el de receptor.
Como emisor, es importante tener claro el propósito de la comunicación y pensar el mensaje que se quiere transmitir, antes de decirlo. Asimismo, debe elegir la oportunidad, el ámbito y el medio adecuado para que el mensaje sea bien recibido e interpretado, sin resistencias y disminuyendo las barreras. Al codificar el mensaje se debe considerar la mejor manera en que el receptor lo pueda recibir, teniendo en cuenta que los símbolos utilizados sean de lo que mencionamos como sistema común de símbolos, es decir, utilizando palabras que la otra persona pueda comprender. Es útil el uso del parafraseo, es decir, expresar la idea en más de una forma para disminuir las posibilidades de malos entendidos.
En cuanto a su rol como receptor, el Director de Proyecto deberá prestar especial atención en el mensaje que su interlocutor le quiere transmitir, intentando percibir el propósito de la comunicación, y lo que expresa más allá de las palabras. En caso que el mensaje no le haya resultado claro, se lo debe hacer notar al interlocutor y es una buena práctica que parafrasee lo que está entendiendo y le brinde retroalimentación para validar la idea recibida.
En este caso, se debe desarrollar la habilidad de la escucha activa y efectiva, con empatía, considerando cómo afectan los aspectos de la personalidad en el proceso de comunicación.