Los equipos dispersos ciertamente tienen sus beneficios. Sin embargo, las zonas horarias y las prioridades conflictivas, así como las barreras del idioma pueden presentar desafíos nuevos y diferentes. ¿Estás realmente creando más confusión que claridad? Aquí hay cuatro secretos de administración de proyectos para mantener a su equipo virtual funcionando efectivamente.
1. Evitar el correo electrónico
El correo electrónico es un medio ineficaz para delegar o colaborar con su equipo. Cada correo electrónico que envíe dependerá de la capacidad de la parte receptora para leer, comprender y actuar. Además, a menos que tenga una memoria estelar o dedique tiempo a escanear regularmente su carpeta “enviada”, es muy probable que se olvide de realizar un seguimiento.
2. Establezca tareas recurrentes
Saque una hoja de papel y trace una línea en el centro. En el lado izquierdo, escriba la palabra “recurrente”, y en el lado derecho, coloque “no recurrente”. Ahora, deténgase y piense en todo el trabajo que su equipo realiza regularmente. ¿Estas tareas son recurrentes o no? Es posible que se sorprenda al ver la gran cantidad de elementos en la columna “recurrente”.
3. Emplear chats grupales
Los chats en grupo pueden ser muy útiles para fomentar la colaboración casi en tiempo real sin la molestia de programar reuniones reales. La expectativa es que cada miembro del grupo verifique Skype diariamente y se mantenga informado de cualquier cambio.
4. Construya instrucciones de trabajo claras
A medida que aumenta la demanda, puede que necesite agregar más miembros al equipo. Para estandarizar el trabajo que se está realizando, sería prudente desarrollar un conjunto de instrucciones de trabajo.
No es necesario ir por la borda y pasar horas escribiendo algoritmos o folletos complejos. Simplemente comience creando algunos documentos de Google compartidos que estén clasificados por departamento, función y responsabilidades. Enumere los pasos para completar el trabajo y asegurar la calidad.
Por: Matt Keener
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